In einer Redaktion, die täglich rund 100 Themen über Print- und Digitalkanäle produziert, liegt die größte Schwachstelle genau dort, wo Planung auf Produktion trifft: Lieferfristen geraten ins Hintertreffen, Informationen werden doppelt erfasst und Redaktionsmitglieder verschwenden wertvolle Zeit. Die Erde Media Groep, eine christliche Verlagsgruppe mit Sitz in Apeldoorn (Niederlande), kannte dieses Problem nur zu gut – und beschloss, es grundlegend anzugehen.  

Kürzlich veranstalteten Kordiam und WoodWing ein gemeinsames Webinar, in dem Annerie Mauritz, Editorial Business Analyst bei der Erdee Media Groep, die Entwicklung des Verlags Schritt für Schritt vorstellte: von einer fragmentierten, teaminternen Planung in Excel-Tabellen hin zu einem vollständig integrierten Workflow, bei dem ein in Kordiam geplantes Thema direkt in WoodWing Studio weiterläuft – inklusive Metadaten, Artikelvorlagen und Statusaktualisierungen, die zwischen beiden Systemen synchronisiert werden. 

Das Problem: Zwei Welten, die nicht miteinander sprachen 

Erdee Media Groep veröffentlicht Inhalte unter mehreren Marken, deren Herzstück das Reformatorisch Dagblad ist, eine Tageszeitung, die sechs Mal wöchentlich erscheint, ergänzt durch eine wöchentliche Beilage, ein Familienmagazin, das alle zwei Wochen erscheint, sowie digitale Kanäle wie Websites und Apps. Die Koordination aller Themen über diese Publikationen hinweg war lange Zeit ein rein manueller Aufwand. 

Bis 2017 führte jede Redaktion – ob Politik, Wirtschaft oder andere – ihre eigene Planung, die hauptsächlich in Excel- und Word-Dokumenten festgehalten wurde. Da es keinen übergreifenden Überblick gab, war es für die Chefredaktion und die Teamleitungen schwierig, die Berichterstattung abzustimmen und Prioritäten zu setzen. 

2017 kam mit Kordiam ein Planungssystem für den Haupttitel zum Einsatz. Die Koordination verbesserte sich sofort spürbar: Die Redaktionsmitglieder konnten erstmals sehen, was andere Teams planten, und die Chefredaktion gewann echte Transparenz über anstehende Inhalte. Allerdings liefen Planung und Produktion weiterhin in getrennten Systemen. Jedes Mal, wenn ein Thema von der Idee in die aktive Produktion überging, mussten die Informationen manuell übertragen werden. 

Die Lösung: Ein Auslöser, ein Workflow 

2023 führte Erdee Media Groep WoodWing Studio als Produktionssystem für die Redaktion ein und integrierte es von Anfang an mit Kordiam. Die Integration basierte auf einem klaren Grundsatz: Kordiam ist der Ausgangspunkt für alles. Wenn ein Thema nicht in Kordiam ist, existiert es nicht. 

Der Mechanismus der Integration beruht auf dem Workflow-Status. Wenn Redaktionsmitglieder eine Themenidee in Kordiam anlegen, liegt diese zunächst im Status „Idee“ im System. Es wird noch keine Produktion ausgelöst. Erst wenn die Redaktion die Entscheidung trifft, das Thema tatsächlich zu produzieren, und der Status auf „Produktion“ wechselt, aktiviert sich die Integration. 

In diesem Moment wird automatisch ein Artikel in WoodWing Studio angelegt, der bereits mit den in Kordiam erfassten Metadaten befüllt ist: Kanal, geplantem Veröffentlichungsdatum, zuständiger Autorin oder zuständigem Autor und Artikeltyp. Ein direkter Link zum WoodWing Artikel erscheint in der Kordiam Themenkarte. Redaktionsmitglieder klicken einmal und landen direkt in Studio, bereit zum Schreiben. 

Alle späteren Änderungen in Kordiam – eine verschobene Lieferfrist, ein neues Redaktionsmitglied, ein geänderter Artikeltyp – werden automatisch nach WoodWing übertragen. Beide Systeme bleiben synchron, ohne dass jemand diese Synchronisation manuell pflegen müsste. 

„Kordiam ist für uns heute kaum mehr wegzudenken – es ist der Startpunkt unseres gesamten Veröffentlichungszyklus. Alle Publikationen beginnen in der Kordiam-Planung und landen am Ende in WoodWing.“ 

— Annerie Mauritz, Editorial Business Analyst, Erdee Media Groep 

Was sich in der Praxis verändert hat 

Annerie nannte mehrere konkrete Verbesserungen, die der integrierte Workflow für Erdee Media Groep gebracht hat. 

Schnellerer Veröffentlichungszyklus. Da der WoodWing Artikel automatisch angelegt wird, sobald die Produktionsentscheidung fällt, können Autor:innen direkt mit der Inhaltserstellung beginnen.  

Metadaten, die das Thema begleiten. Informationen, die bei der Planung erfasst wurden – Kanal, Lieferfrist, Autor:in, Artikeltyp – werden automatisch nach WoodWing übertragen. Autor:innen haben alle relevanten Daten sofort zur Hand und müssen nicht mehr bei null anfangen.  

Artikelvorlagen, die bereits in der Planungsphase ausgewählt werden. WoodWings Artikelvorlagen legen fest, welche Komponenten ein Beitrag benötigt. Die Redaktionsmitglieder bei Erdee können nun direkt in Kordiam bei der Themenplanung eine Vorlage auswählen, die dann bei der Artikelanlage in WoodWing bereits vorausgefüllt ist. Für Inhalte in einem festen Format entfällt damit ein erheblicher manueller Einrichtungsaufwand. 

Klare Trennung zwischen Input und Output. Bei der Erdee Media Groep liegen die Verantwortlichkeiten für Input und Output bei verschiedenen Teams. Während sich Autor:innen auf die Inhaltserstellung konzentrieren, steuert ein dediziertes Output-Team, wann, wo und wie die Themen veröffentlicht werden. Dafür muss die Übergabe zwischen Planung und Produktion absolut zuverlässig sein. Die Integration automatisiert genau diesen Übergabeprozess. 

„Wir leben nach dem Prinzip was nicht in Kordiam steht, existiert nicht. Deshalb verpflichten wir alle Redaktionsmitglieder und Teams dazu, ein Thema in Kordiam anzulegen – in WoodWing wird es nie angelegt – es liegt immer in der Planung.“ 

— Annerie Mauritz, Editorial Business Analyst, Erdee Media Groep 

Warum das weit über Erdee hinaus relevant ist 

Die Herausforderungen der Erdee Media Groep sind keine Ausnahme. Fragmentierte Planung, doppelte Dateneingabe und die Lücke zwischen redaktioneller Strategie und Tagesgeschäft sind Probleme, mit denen Redaktionen in der gesamten Branche täglich konfrontiert sind. Was diesen Fall so lehrreich macht, ist die Art und Weise, wie die Erdee Media Groep diese Probleme gelöst hat. Indem das Unternehmen Kordiam zur Single Source of Truth gemacht und sein CMS konsequent darauf ausgerichtet hat.  

Das Ergebnis ist ein Veröffentlichungsprozess, in dem rund 200 Mitarbeitende über mehrere Marken und Kanäle hinweg aus einem einheitlichen Workflow herausarbeiten – von der ersten Themenidee bis zum veröffentlichten Beitrag. 

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