Manuelle Tabellen. Unstimmige Rechnungen. Stundenlanges Gegenprüfen von Honoraren externer Mitarbeitenden mit veröffentlichten Artikeln. 

Es ist nicht nur ein finanzielles Problem, sondern auch ein Problem im redaktionellen Workflow. Zeit, die für die Abrechnung aufgewendet wird, ist Zeit, die nicht für die Planung der Berichterstattung, die Entwicklung von Themen oder das Redaktionsmanagement genutzt werden kann. Deshalb setzen Verlage zunehmend auf Automatisierung. 

Robert Dönges, Partner und Integrationsmanager bei Kordiam, stellte kürzlich vor, wie Verlage diese Herausforderung angehen. „In den letzten Monaten, sogar im letzten Jahr, würde ich sagen, haben wir ein wachsendes Interesse unserer Kundschaft gesehen, ihre Abrechnungssysteme zu optimieren und zumindest teilweise zu automatisieren, insbesondere die Abrechnungen mit externen Mitarbeitenden“, erklärte Dönges. 

Die Logik ist einfach: Jede Aufgabe hat eine bekannte ID, externe Mitarbeitende haben individuelle Honorar-IDs und feste Tarife, und Honorarsysteme übernehmen die Abrechnung. Die Frage ist, wie man alles zusammenbringt. 

Was Kordiam bereits bietet 

Kordiam umfasst standardmäßig mehrere Abrechnungsfunktionen: 

• Kosten- und Zuweisungsfelder mit Währungsauswahl 
• Zuweisung von Nutzenden zu Kostenstellen über Benutzerprofile 
• Flexible Kostenverwaltung mit Standard- oder individuellen Kostenoptionen 
• Monatliche Kostenübersichten zum Download verfügbar 
• Externe Nutzer-IDs einschließlich Lieferanten-IDs und Honorar-IDs (auf Anfrage verfügbar) 
• Sichtbarkeit der Aufgaben-ID in E-Mail-Benachrichtigungen, auf der Seite „Mein Plan“, in Aufgaben-Widgets und auf der Aufgabenseite 

„Wir haben die Aufgaben-ID auf verschiedenen Seiten integriert, sodass Kund:innen diese IDs leicht abrufen können, um Aufgaben über mehrere Systeme hinweg zu verfolgen und zu verwalten“, bemerkte Dönges. 

Drei Arbeitsmodelle 

Dönges stellte drei Ansätze vor, die Verlage entwickelt haben und zeigte, wie verschiedene Organisationen dieselbe Herausforderung angehen. 

Rheinische Post: CMS-integrierter Workflow 

Die Rheinische Post verwendet das Lieferanten-ID-System mit ihrem Interred-CMS: 

• Bei Textaufgaben wird die Lieferanten-ID des externen Mitarbeitenden direkt ins CMS übertragen – keine manuelle Eingabe erforderlich. 
• Bei Fotoaufgaben wird die Lieferanten-ID des externen Mitarbeitenden manuell in Platzhalter neben den Fotos im Inhalts-Tab von Kordiam eingegeben. 
• Wenn das Thema gespeichert wird, übertragen die IDs automatisch auf Interred, wobei der Autor oder Fotograf dem richtigen Platzhalter zugeordnet wird 

Nach der Veröffentlichung werden die Daten von Interred an Starface ERP für die Buchhaltung exportiert 

Derzeit ist bei Foto-IDs eine manuelle Eingabe erforderlich, aber bis Ende des Jahres soll dies mithilfe von Fotometadaten automatisiert werden. 

Badische Neueste Nachrichten: Der Matrixansatz 

Die BNN haben eine Honorarmatrix entwickelt, die mehrere Variablen berücksichtigt: 

• Erfahrungslevel des externen Mitarbeitenden (Anfänger, erfahren, fast auf Redaktionsniveau) 
• Anforderungen an den Job (Reisezeit, Recherchebedarf, Komplexität des Designs) 
• Geschätzte Zeit für die Fertigstellung 

Diese Faktoren zusammen ergeben ein Honorar aus der Matrix. 

Die Matrix, zusammen mit den geplanten Textlängen der Artikel ("T-Shirt-Größen"), fließt in ihr Honorarsystem eGecko ein. Ziel ist es, dies mit der Aufgabenkodierung unter Verwendung von bestehenden und benutzerdefinierten Feldern zu verknüpfen und jeden Monat einen XML- oder Excel-Download zu generieren, der automatisch in eGecko importiert wird. 

De Telegraaf: Selbstbedienung für externe Mitarbeitende 

Als ehemaliger Leiter der Redaktion fand Dönges diesen Ansatz besonders interessant zur Reduzierung des redaktionellen Arbeitsaufwands. 

De Telegraaf verwendet eine umgekehrte Rechnungsstellungsmethode: 

• Das redaktionelle Team erstellt eine Fotografenaufgabe und weist sie einem externen Mitarbeitenden zu 
• Der externe Mitarbeitende erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Aufgaben-ID 
• Nach Abschluss der Arbeit gibt der Fotograf oder die Fotografin die ID manuell in das externe Honorarsystem von De Telegraaf (Axelian) ein 

Am Monatsende vergleicht das Honorarsystem eingereichte Jobs mit veröffentlichten Jobs 

Die Zahlung wird nur für veröffentlichte Arbeiten bearbeitet 

„Das spart der Redaktion viel Arbeit bei der Erstellung, Überprüfung, erneuten Überprüfung usw.“, erklärte Dönges. Derzeit gibt es keine automatisierte Schnittstelle zwischen ihrem Honorarsystem und CUE (ihrem Publikationssystem), aber eine Automatisierung ist für die kommenden Monate geplant. 

Was als Nächstes kommt 

Basierend auf diesen Implementierungen und weiteren plant Kordiam mehrere Verbesserungen: 

• API-Zugang für Honorartabellen 
• Suchfunktion für Aufgaben-IDs (bereits veröffentlicht) 
• Automatisches Einfügen von Lieferanten-IDs in Fotometadaten (bereits veröffentlicht) 

Vollständige Zahlungsintegration: Unterstützung eines Standard- oder Best-of-Breed-Zahlungsmodells direkt in Kordiam 

„Intelligente Abrechnung ist ein logischer nächster Schritt in unserer Entwicklung“, sagte Dönges. „Wir würden uns über Ihre Meinung dazu freuen. Wenn Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind, nehmen Sie bitte Kontakt auf – entweder persönlich mit mir oder per E-Mail.“ 

Interesse die Abrechnung für Ihre Publikation zu automatisieren? Kontaktieren Sie Robert Dönges, um Ihren Workflow zu besprechen.