Die ETH Zürich, die Eidgenössische Technische Hochschule, gehört zu den renommiertesten naturwissenschaftlichen, technischen, ingenieurwissenschaftlichen und mathematischen Hochschulen der Welt. Sie ist nicht nur ein nationales Exzellenzzentrum, sondern spielt auch eine wichtige Rolle als Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Öffentlichkeit und Wirtschaft. Dies bedeutet, dass die Qualität der Kommunikation und der Veröffentlichungen erstklassig sein muss, was ein effektives Planungsinstrument für die Unternehmenskommunikation erforderlich macht.

Komplexe Kommunikation mit einem Tool zur Inhaltsplanung verwalten

Simon Zogg, Leiter der Kommunikationskanäle an der ETH Zürich, erklärt, wie das ETH-Team seine Kommunikation im Griff hat und welche Rolle Kordiam dabei spielt.

„Unsere Hauptaufgabe ist es, der Schweizer Öffentlichkeit zu zeigen, was sie für ihr Steuergeld bekommt, und die Unterstützung der Öffentlichkeit und der Politiker zu sichern. Außerdem wollen wir die Unternehmen darüber informieren, was hier geschieht, was für Partnerschaften und Finanzierungen entscheidend ist. Wir wollen zeigen, dass das, was wir tun, konkrete wirtschaftliche Vorteile bringt. Drittens wollen wir Wissenschaftlern eine Plattform für ihre Arbeit und ein Schaufenster für ihre Ergebnisse bieten.

Die schiere Zahl der an der ETH tätigen Wissenschaftler und Dozenten bringt Größenprobleme mit sich: „Wir haben mehr als 500 Professoren, die in verschiedenen Bereichen forschen, und die haben natürlich viel zu sagen. Wo andere Firmen Mühe haben, Inhalte für die Veröffentlichung zu finden, ist eine unserer grössten Herausforderungen, dass wir zu viel davon haben.“

Diese Fülle an Inhalten bedeutet, dass das Kommunikationsteam eine wichtige Rolle als Filter spielt und auswählt, welche Inhalte für welche Plattformen geeignet sind: „Wir sind Gatekeeper und entscheiden in unseren Redaktionssitzungen, ob eine Geschichte für ein größeres Publikum oder beispielsweise nur für die wissenschaftliche Gemeinschaft relevant ist. Wir nutzen Kordiam, um all dies zu handhaben und die Diskussion darüber zu erleichtern, was und wo veröffentlicht werden soll.“

Koordinierung über mehrere Kanäle hinweg mit Kordiam

Wo publiziert werden soll, ist ein weiteres Element des Entscheidungsprozesses - nicht zuletzt wegen der vielen Kommunikationskanäle, die die ETH betreut.

„Wir haben eine eigene Website und einen Nachrichtenkanal. Das ist die Basis, von der aus wir die meisten unserer anderen Kanäle speisen. Jeden Tag gibt es etwa eine lange und ausführliche Nachricht auf der Website, die dann zum Beispiel die sozialen Medien wie Facebook, zwei Twitter-Accounts [einer auf Englisch, einer auf Deutsch] oder LinkedIn speist.

In gedruckter Form haben wir ein vierteljährliches Magazin, das an 66.000 Leser geht, sowie ein vierteljährliches internes Magazin für 16.000 Leser. Wir haben auch mehrere Veranstaltungen, für die wir Inhalte planen, und wir kümmern uns selbst um die Medienarbeit, einschließlich der Platzierung von Berichten in Zeitungen, so dass wir eine breite Palette von Aufgaben haben.

Insgesamt besteht das Kommunikationsteam aus etwa dreißig Personen, die Kordiam nutzen, um alle täglich eingehenden Themen zu organisieren. In einer täglichen Redaktionssitzung um 9 Uhr wird besprochen, was auf welchen Kanälen veröffentlicht werden soll, und die Regel lautet einfach, dass jeder seine Themenvorschläge in Kordiam eingeben muss, damit sie diskutiert werden können.

Ohne Kordiam wären wir nicht in der Lage, die Anzahl der Themen, die Anzahl der Kanäle und die Anzahl der daran arbeitenden Personen zu bewältigen. Wenn es nicht in Kordiam ist, kommt es nicht in die Redaktionssitzung.“

Diese Regel ist besonders wichtig, da viele Mitarbeitende in Teilzeit arbeiten und daher bei der Redaktionssitzung nicht persönlich anwesend sein können. Deshalb wird darauf bestanden, dass die Themen in Kordiam eingegeben werden, damit sie berücksichtigt und später in Nebenbesprechungen behandelt werden können.

„Wir verwenden Kordiam, um die Aufgaben zu definieren und Namen zu vergeben, aber wir geben nicht den eigentlichen Inhalt ein, sondern nur die Metainformationen zum Thema.“ Kordiam wird als Teil einer Reihe von Tools eingesetzt, darunter Adobe Experience Manager für die Website und das Social-Media-Tool Falcon.

„Wir verwenden Kordiam jetzt seit etwa zweieinhalb Jahren. Wir begannen damit im Rahmen einer Umstrukturierung, die auch unsere eigene Nachrichtenredaktion umfasste, und uns wurde schnell klar, dass wir dieses Tool brauchten, um in einer Redaktionsumgebung arbeiten zu können.“

Bewältigung des Wandels mit Kordiam 

„Am Anfang gab es viele Veränderungen, und wir erkannten, dass wir klare Richtlinien und ein gemeinsames Verständnis davon brauchten, was, wann und wie in Kordiam auszufüllen ist, also legten wir diese Regeln fest. Tatsächlich haben wir zwei Seiten mit Richtlinien erstellt, die aktualisiert werden müssen, wenn wir neue Kanäle oder Formate haben, aber anderthalb Jahre später haben wir nun einen guten Arbeitsprozess, der weitgehend unverändert geblieben ist.“

Ideen-Pipeline

Das Ergebnis ist das, was Zogg eine konstante 'Ideen-Pipeline' für unsere Kommunikationskanäle nennt. „Wenn man so ein Planungs- und Entscheidungstool wie wir einsetzt, finde ich Kordiam großartig.“ Das ist, wenn man von einer der größten Ideenproduktionsstätten in Europa kommt, eine ziemlich tolle Beschreibung.