Wenn Informationen an zu vielen Stellen abgelegt sind, verbringen Teams mehr Zeit mit der Suche als mit Kommunikation. An einer deutschen Universität organisierte jede Abteilung ihre eigenen Termine – oft ohne zu wissen, was andere planten. Die Kanäle wurden uneinheitlich. Arbeit wurde doppelt erledigt. Und das zentrale Kommunikationsteam hatte Mühe, alle auf einen Stand zu bringen. 

Die Lösung: Kordiam. 

Wir haben mit einem Mitglied des zentralen Kommunikationsteams gesprochen – über die Einführung von Kordiam, wie es den Informationsfluss verbessert, die Planung vereinfacht und eine gemeinsame Struktur über Abteilungen hinweg geschaffen hat. 

„Mit Kordiam müssen wir keine E-Mails oder verstreuten Notizen mehr durchsuchen. Alles ist an einem Ort, und jeder weiß, wo man es findet.“ 

Q&A mit einem Mitglied des Kommunikationsteams 

Kordiam: Wie würden Sie Kordiam anderen Kommunikationsteams beschreiben? 

Kommunikationsteam: Kordiam ist ein effektives Content-Planungstool, mit dem wir unser gesamtes Wissen zentral verwalten. Inhalte sind für alle Kolleg:innen zugänglich – auch über Abteilungen hinweg. Diese Transparenz sorgt dafür, dass wir aufeinander aufbauen können. Es ist wirklich ein starkes Tool. 

Kordiam: Was würden Sie einem anderen Team raten, das Kordiam in Betracht zieht? 

Kommunikationsteam: Je größer das Team, desto mehr Vorteile bringt Kordiam. Man sollte sich fragen: Was stört mich aktuell im Arbeitsablauf? Welche Schritte kosten unnötig Zeit? Und dann überlegen, wie Kordiam genau da ansetzen kann. 

Wichtig ist auch, das Team mitzunehmen. Kordiam ist kein Kontrollinstrument, sondern ersetzt ineffiziente Routinen. Das fühlt sich anfangs ungewohnt an – deshalb muss man den Wandel gut begleiten. 

Kordiam: Wie hat sich Ihr Workflow mit Kordiam verändert? 

Kommunikationsteam: Der Informationsfluss ist deutlich besser. Es gibt mehr Transparenz zwischen Kolleg:innen, und wir sehen auf einen Blick, was auf den Kanälen geplant ist. Früher haben wir Stunden damit verbracht, Excel-Listen zu durchsuchen oder E-Mails durchzugehen. Jetzt wissen wir genau, wo wir nachsehen müssen – wenn alle mitarbeiten, läuft es reibungslos. 

Kordiam: Haben Sie ein konkretes Beispiel? 

Kommunikationsteam: Ja, bei der Terminplanung. Viele Abteilungen organisieren Veranstaltungen. Früher hat jemand eine Veranstaltung nur auf seinem Kanal geteilt, und andere haben sie gar nicht mitbekommen. Heute sammelt eine Person die Infos und pflegt sie in Kordiam ein. Dadurch sind Botschaften konsistenter, und doppelte Arbeit wird vermieden. 

Wir haben auch eine Fotografenbuchung über Kordiam eingeführt – die läuft jetzt im gleichen Arbeitsablauf. 

Kordiam: Was hat Sie an Kordiam am meisten überrascht? 

Kommunikationsteam: Wie viel Aufwand es ist, dezentrale Kommunikationsteams in ein zentrales System zu bringen. Unsere Struktur ist fragmentiert, viele arbeiten sehr eigenständig. Das ist kein Fehler von Kordiam, sondern ein strukturelles Thema. Es braucht Zeit und Konsequenz, um das zu verändern. 

Kordiam: Was ist der größte Mehrwert, den Kordiam für Ihr Team gebracht hat? 

Kommunikationsteam: Besserer Informationsfluss. Man weiß, wo man suchen muss – und findet, was man braucht. Keine endlosen E-Mails oder verstreute Dateien mehr. Alles ist zentral in der Übersicht verfügbar. 

Möchten Sie die Planung in Ihren Kommunikationsteams vereinfachen? Dann sprechen Sie mit uns.