Zusammenfassung: 

Ein Redaktionskalender ist die zentrale Schaltstelle, die Themenplanung, Verantwortlichkeiten und Veröffentlichungspläne über Print, Digital, Newsletter und Social Media hinweg miteinander verbindet und damit die Tabellen und einzelnen Tools ersetzt, auf die die meisten Redaktionen sonst zurückgreifen. Er ist deshalb so wichtig, weil er der Redaktion in Echtzeit zeigt, wer an was arbeitet, Teams erlaubt, bei Eilmeldungen schnell umzupriorisieren, und die tägliche Veröffentlichung an die langfristige Redaktionsstrategie anbindet. Da redaktionelle Workflows tatsächlich komplex und kanalübergreifend sind, ist speziell dafür entwickelte Redaktionskalender-Software – mit CMS-Integrationen, Auslastungsübersicht und konfigurierbaren Freigabestufen – generischen Projektmanagement-Tools für diese Aufgabe in der Regel überlegen.

Ein Redaktionskalender ist längst mehr als ein einfacher Veröffentlichungsplan. In der heutigen kanalübergreifenden Redaktion bildet er das operative Rückgrat, das Strategie, Tagesplanung, Ressourcenmanagement und Veröffentlichung miteinander verbindet.

Redaktionsmitglieder sollen Print, Digital, Newsletter, Video, Podcasts und Social Media im Blick behalten. Journalist:innen brauchen Klarheit über Prioritäten und Fristen. Kommunikationsteams müssen Kampagnen mit der übergeordneten Strategie abstimmen. Ohne einen zentralen Redaktionskalender wird die Themenplanung schnell fragmentiert.

Ein effektiver Redaktionskalender ermöglicht Teams:

• Themen kanalübergreifend mit voller Transparenz zu planen
• die Zusammenarbeit zwischen Redaktionsmitgliedern, Reporter:innen, Designteams und externen Mitarbeitenden zu vereinfachen
• die tägliche Veröffentlichung an der langfristigen Redaktionsstrategie auszurichten
• schnell zu reagieren, wenn Eilmeldungen Prioritäten verschieben
• die Abstimmung zwischen Print- und Digital-Workflows zu verbessern

In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Redaktionskalender ist, wie er redaktionelle Workflows unterstützt, welche Funktionen am wichtigsten sind und wie Sie die richtige Redaktionskalender-Software für Ihr Team auswählen.

• Was ist ein Redaktionskalender?
• Warum ist ein Redaktionskalender so wichtig?
• Was sind die Hauptelemente einer Redaktionskalender-Software?
• Was sind die wichtigsten Funktionen eines Redaktionskalenders?
• Wer verwendet einen Redaktionskalender und welche Aufgaben haben sie?
• Was sind die Vorteile eines Redaktionskalenders?
• Wie sieht ein Redaktionskalender-Workflow aus?
• Wie unterstützen Integrationen einen Redaktionskalender?
• Wie wählt man die richtige Redaktionskalender-Software aus?
• Welche Arten von Redaktionskalender-Tools gibt es?

Was ist ein Redaktionskalender?

Ein Redaktionskalender ist unverzichtbar, wenn es darum geht, die Komplexität der Veröffentlichung auf mehreren Plattformen zu bewältigen. Von Nachrichtenredaktionen und Zeitschriftenredaktionen bis hin zu Rundfunkredaktionen und Abteilungen für Unternehmenskommunikation hilft dieses Tool bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Inhalten.

In modernen Medienunternehmen fungiert der Redaktionskalender sowohl als strategisches Planungsinstrument als auch als operative Steuerzentrale. Er stellt sicher, dass tägliche Veröffentlichungsentscheidungen mit den langfristigen redaktionellen Zielen übereinstimmen – und dass alle Mitwirkenden jederzeit Klarheit über Prioritäten und Verantwortlichkeiten haben.

Warum ist ein Redaktionskalender so wichtig?

Angesichts der wachsenden Zahl von Kommunikationskanälen und deren Veränderungen ist die Verwaltung der kanalübergreifenden Themenplanung keine leichte Aufgabe. Ein Redaktionskalender bietet die folgenden Vorteile:

• Meistern Sie die tägliche Themenplanung: Verwalten Sie die Komplexität der Inhaltsplanung an einem zentralen Ort und stellen Sie sicher, dass Sie den ganzen Tag über den richtigen Themen-Mix haben.
• Verknüpfen Sie Ihre Themen mit umfassenderen Strategien: Richten Sie einzelne Beiträge an übergreifenden redaktionellen Zielen aus, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Artikel auf dem richtigen Kanal zur richtigen Zeit für die richtige Zielgruppe veröffentlichen.

Das ist wichtiger denn je. Der Digital News Report 2026 des Reuters Institute hat festgestellt, dass 54 % der Menschen Nachrichten inzwischen über soziale Medien und Videoplattformen beziehen, verglichen mit 51 %, die direkt auf die eigene Website oder App eines Verlags zugreifen. Damit haben Drittplattformen erstmals die eigenen Kanäle überholt. Eine Redaktion, die die Veröffentlichung nicht zentral über all diese Kanäle hinweg koordinieren kann, plant für ein Publikum, das es so nicht mehr gibt.

• Verfolgen Sie den Fortschritt: Verwalten Sie jeden Schritt des Erstellungsprozesses, einzelne Aufgaben, identifizieren Sie mögliche Verzögerungen und sorgen Sie für eine klare Kommunikation während der gesamten Produktion.
• Stärkere Zusammenarbeit über alle Rollen hinweg: Ein Redaktionskalender unterstützt jede Rolle in der Redaktion.
  • Die Redaktionsleitung behält Prioritäten und Ressourcenverteilung im Blick 
  • Journalist:innen verfolgen Aufgaben und Fristen 
  • Design- und Multimedia-Teams verstehen Kontext und Abgabetermine 
  • Kommunikationsteams stimmen Kampagnen mit dem redaktionellen Zeitplan ab 
  • Freie und externe Mitarbeitende erhalten Zugriff auf Aufgaben mit klar definierten Erwartungen

Durch die Zentralisierung von Informationen optimiert der Kalender die Zusammenarbeit und verringert Missverständnisse.

• Schneller auf Eilmeldungen reagieren: Nachrichtenlagen sind dynamisch. Wenn sich Prioritäten verschieben, müssen Teams reagieren können, ohne den Überblick zu verlieren.Ein Redaktionskalender ermöglicht schnelles Umplanen, die Neuzuweisung von Ressourcen und Status-Updates in Echtzeit. Diese Flexibilität erlaubt es Teams, sich schnell anzupassen, ohne die Struktur zu verlieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Redaktionskalenders?

Die Software umfasst mehrere Elemente, die zusammenarbeiten, um die Planung und Produktion zu optimieren. Lassen Sie uns jede dieser Komponenten im Detail betrachten.

Deskriptive Daten:

• Überschrift/Stichwort: Eindeutige Kennung für jedes Thema
• Anmerkungen: Zusätzlicher Kontext oder Anweisungen
• Ereignisbezogene Daten: Datum, Uhrzeit und Ortsangaben
• Anhänge: Bilder, Dokumente oder andere Dateien. Dies beinhaltet in der Regel das Anhängen von Informationen, die mit Presseeinladungen erhalten wurden. Die Informationen sollten gespeichert und an die Beauftragten weitergeleitet werden.

Metadaten:

• Status des Inhalts: z. B. in Arbeit, bereit zur Überprüfung
• Fristen und Prioritätsstufen
• Informationen zur Zielgruppe
• Langlebigkeit und Relevanz für übergeordnete Oberthemen

Die Relevanz von Metadaten für die Redaktion erklären wir in diesem Artikel.

Links:

• Interne Links zu verwandten Inhalten oder dem CMS oder DAM/MAM
• Externe Referenzen oder Quellen

Inhalt:

• Vollständiger Text oder Zusammenfassung des Inhalts
• Schlüsselbotschaften oder Diskussionspunkte

Verwandte Aufgaben:

• Aufgaben für Teammitglieder
• Unteraufgaben oder Meilensteine im Prozess der Inhaltserstellung

Zeitplanung:

• Veröffentlichungsdaten und -zeiten auf verschiedenen Plattformen
• Start- und Enddaten für den Lebenszyklus der Inhalte

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Redaktionskalenders?

Für Redaktionen und Kommunikationsteams optimiert der Redaktionskalender Prozesse wie die Nachverfolgung von Themen und die Erstellung von Inhalten. So können Redaktionsmitglieder Pitches oder kreative Ideen effektiv prüfen, genehmigen und planen. Zu den wichtigsten Anwendungen gehören:

Pitches und Ideennachverfolgung

• Erfassen und Organisieren von Ideen: Halten Sie alle Themenideen und Pitches fest, damit nichts verloren geht.
• Verbessern Sie den Ideenfindungsprozess: Durch das Speichern und Kategorisieren von Ideen kann Ihr Team die Pitches in Redaktionssitzungen leicht wiederholen und verfeinern.

Redaktionelle Entscheidungsfindung

• Strategische Prioritäten setzen: Konzentrieren Sie sich auf Themen, die mit Ihrer übergreifenden redaktionellen Vision und Ihren langfristigen Zielen übereinstimmen, und stellen Sie so sicher, dass wirkungsvolle Inhalte die notwendige Aufmerksamkeit erhalten.
• Inhalte ausbalancieren: Bewerten Sie kontinuierlich Ihr tägliches Angebot an Artikeln und nehmen Sie in Echtzeit Anpassungen vor, um eine ausgewogene Mischung aus Themen und Formaten zu erhalten, die die verschiedenen Interessen der Leserschaft ansprechen und bedienen.

Zentraler Informationshub

• Sammeln Sie alle Materialien an einem Ort, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Zeit für die Suche nach Ressourcen zu reduzieren.
• Erleichtern Sie die Koordination zwischen Journalist:innen, Redaktionsmitgliedern, Designteams und anderen Beteiligten durch ein einheitliches System.

Einheitlicher Zeitplan

• Organisieren Sie Fristen und Veröffentlichungszeitpläne: Behalten Sie einen klaren Überblick über Fristen und Veröffentlichungstermine auf allen Plattformen und vermeiden Sie so Überschneidungen und verpasste Gelegenheiten.
• Verfügbarkeit: Der Kalender macht es einfach, die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden Ihres Teams zu visualisieren und die Aufgaben entsprechend zu verteilen.

Content Workflow Management

• Verfolgen Sie den Produktionsfortschritt: Überwachen Sie den Status jedes Beitrags von der Erstellung bis zur Veröffentlichung. So können Sie potenzielle Engpässe erkennen und einen gleichmäßigen und konsistenten Veröffentlichungsrhythmus beibehalten.

Wer verwendet einen Redaktionskalender und welche Aufgaben haben sie?

• Redaktionsmitglieder und Redaktionsleitungen: Genehmigen Pitches, verwalten Zeitpläne, visualisieren die Redaktionsstrategie und überwachen die Arbeitsabläufe.
• Journalist:innen und Berichterstattende: Verfolgen Pitches, Fristen und redaktionelle Prioritäten.
• Redaktionsmitglieder: Stimmen die Inhalte mit den Strategien ab und sorgen Sie für eine rechtzeitige Lieferung.
• Content Marketing: Bindet Content in breitere Marketingstrategien und -maßnahmen ein.
• Kommunikationsexpert:innen: Nutzen das Tool zur Planung von Pressemitteilungen, Medienkontakten und Inhalten im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder Ankündigungen und stimmen PR-Initiativen mit allgemeinen Kommunikationsstrategien ab.
• Teams für Fotografie, Design und Multimedia: Achten auf die Fristen und den Kontext der Aufträge.
• Freie und externe Mitarbeitende: Bleiben durch begrenzten Zugang über Aufträge und Fristen informiert.

Was sind die Vorteile eines Redaktionskalenders?

Für Medienteams:

• Überblick über die Themenproduktion: Die Redaktionsleitungen erhalten einen umfassenden Überblick über den gesamten Prozess der Inhaltsproduktion. Diese Vogelperspektive ermöglicht es ihnen, den redaktionellen Workflow in allen Phasen zu überwachen, Engpässe zu erkennen und die Aufgabenzuweisung zu optimieren.
• Bessere Koordination zwischen Journalist:innen und Redaktionsmitgliedern: Durch die Zentralisierung von Aufträgen, die Verfolgung des Themenstatus und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen wie Notizen oder Multimedia-Assets können Journalist:innen und Redaktionsmitglieder bei komplexen Themen effektiver zusammenarbeiten. Dieser Ansatz gewährleistet die rechtzeitige Lieferung, die Ausrichtung auf Schlüsselthemen und Redaktionsstrategien sowie die Erstellung von zusammenhängenden Berichten.
• Optimierte visuelle und multimediale Produktion: Teams für Fotografie, Design und Multimedia profitieren von den Aufgabenfunktionen des Kalenders. Sie können sehen, wann eine Story und ihr Auftrag fällig sind, erhalten Kontextinformationen und verstehen die allgemeine Inhaltsstrategie. Dank dieser Transparenz können sie ihre Aufnahmen, Designarbeiten und die Erstellung von visuellen Inhalten im Voraus planen. Darüber hinaus können sie effektiver zusammenarbeiten und die Konsistenz verschiedener Projekte aufrechterhalten, was letztlich die Qualität und Kohärenz der endgültigen Veröffentlichung verbessert.
• Verbesserte plattformübergreifende Planung: Für Medienteams, die über viele verschiedene Plattformen publizieren, ermöglicht der Kalender eine einheitliche Ansicht des Inhaltsstatus über alle Kanäle hinweg. So kann sichergestellt werden, dass die Beiträge konsistent und rechtzeitig auf jeder Plattform veröffentlicht werden, so dass die Teams die Verteilung der Inhalte optimieren und letztlich die Reichweite der Leserschaft erhöhen können.
• Newsroom-Strategie: Durch die Verfolgung von Oberthemen, User Needs und Prioritäten können die Mitarbeitenden der Redaktion die Inhalte auf die strategischen Ziele abstimmen. Dieser Überblick gewährleistet eine konsistente redaktionelle Sprache, geht auf die Bedürfnisse der Zielgruppen ein und unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung bei der Auswahl von Beiträgen, der Zuweisung von Ressourcen und der Verteilung von Inhalten.

Für Kommunikationsteams:

Kommunikationsteams verwenden Redaktionskalender, um Material für Produkteinführungen, Medienveranstaltungen und strategische Kampagnen zu planen. Aktualisierungen in Echtzeit ermöglichen es dem Management, die Prioritäten kurzfristig anzupassen, um ein kohärentes Messaging auf allen Plattformen zu gewährleisten.

• Abstimmung von Inhalten auf strategische Kampagnen: Kommunikationsteams nutzen den Kalender, um Inhalte rund um wichtige Markeninitiativen, Markteinführungen oder Veranstaltungen zu organisieren. So können alle beteiligten Abteilungen ihre Arbeiten plattform- und teamübergreifend koordinieren, um die Wirkung zu maximieren.
• Echtzeit Überblick: Der Kalender bietet eine Momentaufnahme des Status und des Fortschritts der einzelnen Beiträge. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teile auf dem richtigen Weg sind, so dass das Management proaktiv auf mögliche Verzögerungen reagieren und bei Bedarf Ressourcen zuweisen können.
• Verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit: Durch die zentrale Erfassung von Aufgaben, Terminen und Projektspezifikationen erleichtert der Kalender die Zusammenarbeit zwischen Autor:innen, Designteams, dem Marketing und Kommunikationsexpert:innen.
• Kommunikationsstrategie: Das Tool dient als zentraler Knotenpunkt für die Umsetzung und Kommunikation der übergreifenden Strategie. Es ermöglicht den Teams, Inhalte mit strategischen Kampagnen abzustimmen, indem wichtige Initiativen, Markenbotschaften und Zeitpläne koordiniert werden. Dieser zentralisierte Ansatz gewährleistet ein kohärentes Messaging und unterstützt eine effektive Entscheidungsfindung bei der Planung von Inhalten, der Ressourcenzuweisung und der plattformübergreifenden Ausführung.

Redaktionskalender im Corporate Newsroom:

Ein Corporate Newsroom ist ein Organisationsmodell, das alle Kommunikationsdisziplinen eines Unternehmens wie z.B. PR, Marketing, interne Kommunikation unter einem gemeinsamen Themenplan zusammenführt. Statt in Silos zu arbeiten, steuern Teams ihre Inhalte themenzentriert und kanalübergreifend. In diesem Modell wird der Redaktionskalender zum operativen Rückgrat: Er macht die strategischen Themenschwerpunkte im Tagesgeschäft sichtbar, koordiniert die Publikation über alle Kanäle und stellt sicher, dass Themenmanager:innen und Kanalverantwortliche synchron arbeiten.

• Themenhaus operativ umsetzen: Der Redaktionskalender bildet die strategischen Schwerpunkte des Newsrooms ab und sorgt dafür, dass jeder Beitrag einem Kommunikationsziel zugeordnet wird.
• Kanalübergreifend koordinieren: Interne und externe Kanäle werden in einer gemeinsamen Ansicht geplant. So erkennen Teams Überschneidungen, Lücken und Abhängigkeiten etwa, dass Mitarbeitende vor einer externen Ankündigung informiert sein müssen.
• Steuerung durch Transparenz: Über Status-Tracking und Aufgabenzuweisung behalten CvD und Themenmanager:innen den Überblick, welche Themen in welchem Stadium sind und können Ressourcen bei unerwarteten Ereignissen umschichten.

So setzt etwa die Swisscom Kordiam als zentrales Planungstool in ihrem Corporate Newsroom ein.

Wie sieht ein Redaktionskalender-Workflow aus?

Ein Redaktionskalender dient als Grundlage eines effektiven Planungsprozesses für Inhalte und begleitet Themen vom ersten Pitch bis zur Veröffentlichung. In redaktionellen Umgebungen haben sich diese Kalender zu umfassenden Koordinationsinstrumenten entwickelt, die jede Phase der Themenproduktion widerspiegeln. Hier ist ein typischer redaktioneller Arbeitsablauf innerhalb eines gut organisierten Kalenders:

Wichtige Schritte in einem Standard Redaktionsworkflow

• Tägliche Planung und Überprüfung: In ihren täglichen Planungsbesprechungen nutzen die Redaktionsteams das Dashboard des Kalenders, um die wichtigsten Stories zu bewerten, den Zeitplan für den Tag abzustimmen und sowohl kurzfristige als auch langfristige Inhalte plattformübergreifend zu planen.
• Registrierung von Beiträgen: Autor:innen oder Mitarbeitende geben wichtige Details ein, wie z.B. den Titel, den Teaser, die Zielgruppe und die vorgeschlagene Plattform.
• Prüfung und Genehmigung von Pitches: Redaktionsleitungen oder Abteilungsleitungen prüfen Pitches und genehmigen oder lehnen sie je nach redaktionellen Prioritäten ab. Zusätzliche Details wie Abgabetermine, Veröffentlichungsplattformen und Zielgruppen werden hinzugefügt.
• Aufgabenzuweisung und Zusammenarbeit: Sobald eine Story genehmigt ist, delegiert ein Redaktionsmitglied über das Tool die Aufgaben an die entsprechenden Teams. Diese verwenden den Kalender, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu verfolgen und ihren Fortschritt zu aktualisieren.
• Lektorat und Korrekturlesen: Nachdem der erste Entwurf eingereicht wurde, beginnt der Redaktionsprozess. Zusätzliche Aufgaben, wie z.B. das Korrekturlesen, werden zugewiesen. Diese Phasen werden im Kalender nachverfolgt, so dass die gesamte Redaktion den Status der einzelnen Beiträge einsehen kann.
• Veröffentlichung und abschließende Überprüfung: Nach der Fertigstellung der Inhalte planen die Redaktionsmitglieder deren Veröffentlichung auf verschiedenen Plattformen. Viele Redaktionskalender lassen sich für eine nahtlose Veröffentlichung in CMS- und Druckautomatisierungs-Tools integrieren.

Einen tieferen Einblick, wie eine Redaktion ihre Arbeitsabläufe mithilfe eines Redaktionskalenders organisiert, erhalten Sie in unserer Handelsblatt-Fallstudie „Wie Deutschlands führende Wirtschaftszeitung ihre Planung für gedruckte und digitale Inhalte vereinheitlicht“.

Wie unterstützen Integrationen einen Redaktionskalender?

Integrationen machen einen Redaktionskalender noch leistungsfähiger. Sie erweitern die Funktionalität und straffen die Arbeitsabläufe. Hier sind einige wichtige Integrationen:

• E-Mail-Integration: Erfassen Sie Themen und Ideen direkt aus E-Mails in den Kalender, damit keine Ideen verloren gehen.
• Integration und Export von Content Management Systemen (CMS): Es ist möglich, den Kalender mit einem CMS, wie z.B. WordPress, zu verbinden, um eine nahtlose, bidirektionale Synchronisation der Daten zu erreichen. Im Kalender geplante Beiträge können automatisch im CMS als unveröffentlichte Entwürfe erscheinen, während im CMS erstellte Eilmeldungen im Kalender wiedergegeben werden. 
  Lesen Sie hier, welche Vorteile die Süddeutsche Zeitung nach der Integration von Kordiam und seinem CMS festgestellt hat.
• Externe Kalender-Feeds: Ziehen Sie Kalender-Feeds von externen Quellen (z. B. Nachrichtenagenturen oder Veranstaltern) ein, um Inhalte rund um wichtige Ereignisse oder aktuelle Nachrichten zu planen.
• Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Teilen Sie automatisch Aufgaben und Aktualisierungen in Tools wie Slack oder Microsoft Teams. Themen können in Echtzeit geteilt werden, was schnelles Feedback und Zusammenarbeit ermöglicht.
• Dateispeichersysteme: Integrieren Sie Plattformen wie SharePoint, Google Drive oder Dropbox, um wichtige Dokumente und Multimediadateien direkt im Kalender zu speichern und darauf zuzugreifen.
• Printplanungs-Tools: Nutzen Sie spezialisierte Tools wie Papermule (UK) oder PPI (DACH-Region), um die Planung von Druckausgaben zu verwalten und zu organisieren.
• Tools für die automatisierte Zeitungsproduktion: Lösungen wie DrEdition von Aptoma optimieren Arbeitsabläufe durch die Automatisierung von Aufgaben, die mit der Vorbereitung von Inhalten für Druckausgaben verbunden sind.
• Werkzeuge zur Workflow-Automatisierung: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. Datenimporte und -exporte, mit Plattformen wie Zapier. Diese Tools können Kalender mit Aufgabenverwaltungssystemen, Analyseplattformen und mehr verbinden und so nahtlose Arbeitsabläufe sicherstellen.

Ergänzende Integrationen

Ergänzende Integrationen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines sicheren und effizienten Zugriffs auf den Redaktionskalender. Diese Integrationen, wie z.B. Authentifizierungsprotokolle wie OAuth und SAML, ermöglichen einen sicheren Zugriff durch Single Sign-On (SSO) und andere Authentifizierungsmechanismen.

Durch die Implementierung dieser Protokolle können Redaktionen die Sicherheit sensibler Daten gewährleisten und gleichzeitig autorisierten Teammitgliedern einen einfachen Zugriff ermöglichen. Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern vereinfacht auch den Anmeldeprozess.

Welche Arten von Redaktionskalender-Tools gibt es?

Redaktionskalender-Tools lassen sich grob in sechs Kategorien einteilen, die jeweils zu einem anderen Grad an Veröffentlichungskomplexität passen:

• spezialisierte Redaktionskalender-Software, die eigens für die Redaktionsplanung entwickelt wurde;
• Publishing-Suiten für die Medienbranche, also Planungsmodule innerhalb größerer Plattformen wie Arc XP oder Eidos Media;
• CMS-Plugins, die die Planung direkt in WordPress oder Drupal integrieren;
• generische Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello, die für redaktionelle Arbeit angepasst werden;
• Marketing- bzw. Content-Kalender-Plattformen, die für die Terminierung über verschiedene Kanäle hinweg entwickelt wurden statt für die Redaktionsplanung;
• sowie individuell entwickelte Lösungen für Teams mit den nötigen Entwicklungsressourcen, um ein eigenes System zu betreiben. Die Vor- und Nachteile von selbstgebauter Software, erläutern wir in diesem Artikel.

Einen vollständigen Funktionsvergleich – inklusive der Frage, wie Kordiam im Vergleich zu Trello, CoSchedule, Asana, Airtable und monday.com abschneidet – finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden „Wie wählen Sie das richtige Redaktionskalender-Tool für Ihr Team?".

Wie wählt man die richtige Redaktionskalender-Software aus?

Nicht jedes Redaktionskalender-Tool ist auf die Realität redaktioneller Workflows ausgelegt. Bei der Wahl der richtigen Lösung kommt es darauf an, wie gut sie die Struktur Ihres Newsrooms, das Veröffentlichungsvolumen und Ihre strategischen Ziele unterstützt.

Sie sind sich noch nicht sicher, ob spezialisierte Redaktionssoftware die richtige Kategorie für Ihr Team ist? Unser Leitfaden „Wie wählen Sie das richtige Redaktionskalender-Tool für Ihr Team?" zeigt, welcher Tool-Typ zu welcher Teamgröße und Veröffentlichungskomplexität passt.

Sobald Sie sich für eine spezialisierte Software entschieden haben, sind das die wichtigsten Kriterien, die Sie prüfen sollten:

1. Unterstützt die Software die Veröffentlichung über mehrere Kanäle?

Moderne Redaktionen veröffentlichen selten nur über einen einzigen Kanal. Ihr Redaktionskalender sollte Ihnen ermöglichen:

• Print und Digital parallel zu planen
• Themen über Websites, Newsletter, Apps und soziale Kanäle hinweg zu terminieren
• kanalübergreifende Veröffentlichungszeitpläne in einer einzigen, einheitlichen Ansicht zu sehen

Wenn Ihr Team über mehrere Kanäle hinweg arbeitet, ist Transparenz über alle Kanäle unerlässlich.

2. Lassen sich Workflows individuell anpassen?

Jede Redaktion arbeitet anders. Ein starrer Workflow schafft eher Reibung als Klarheit.
Achten Sie auf Software, mit der Sie:

• Status individuell anpassen können
• Freigabeprozesse gestalten können
• kanalspezifische Workflows erstellen können
• Planungshorizonte für Tages- und Langfristansichten justieren können

Personalisierung ermöglicht es Ihrem Team, so zu arbeiten, wie es das bereits tut – und schafft dabei zusätzliche Struktur.

3. Kann die Redaktionskalender-Software mit Eilmeldungen umgehen?

Nachrichtenlagen sind dynamisch. Ein Redaktionskalender muss schnelle Änderungen unterstützen können, ohne die gesamte Planung zu gefährden.
Prüfen Sie, ob das System Ihnen ermöglicht:

• Themen schnell umzupriorisieren
• Ressourcen effizient zu verschieben
• die Übersicht zu behalten, wenn sich Zeitpläne ändern
• Live-Updates in Echtzeit zu verfolgen

Flexibilität ist entscheidend, um Komplexität zu bewältigen.

4. Lässt sich die Software in Ihre bestehenden Tools integrieren?

Ihr Redaktionskalender sollte Arbeitsabläufe vereinfachen, nicht zusätzlichen manuellen Aufwand schaffen.
Wichtige Integrationen, auf die Sie achten sollten:

• CMS-Integration mit bidirektionaler Synchronisation
• DAM- oder MAM-Systeme
• Kollaborationstools wie Slack oder Teams
• externe Kalender-Feeds
• Authentifizierung und Single Sign-On

Starke Integrationen reduzieren doppelte Arbeit und steigern die operative Effizienz.

5. Bietet der Kalender Transparenz über Ressourcen und Arbeitslast?

Die Redaktion muss sehen können, wer an was arbeitet.
Das richtige Tool sollte Ihnen ermöglichen:

• die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden zu visualisieren
• freie Mitarbeitende zu koordinieren
• Aufgaben teamübergreifend auszubalancieren
• Engpässe frühzeitig zu erkennen

Klare Transparenz über die Arbeitslast verbessert die Planungsgenauigkeit und verhindert Überlastung.

6. Ist das Kalender-Tool für Medienteams gemacht?

Generische Projektmanagement-Software lässt sich für redaktionelle Arbeit anpassen. Medienspezifische Lösungen sind dagegen gezielt für Folgendes entwickelt:

• Pitching und Freigabeprozesse für Themen
• mehrstufige Redaktionspipelines
• hohes Veröffentlichungsvolumen
• die Abstimmung zwischen Print und Digital
• langfristige Oberthemenplanung

Wenn Ihre Redaktion mit hoher Komplexität arbeitet, bietet spezialisierte Redaktionskalender-Software langfristig oft den größeren Mehrwert.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Ein Redaktionskalender sollte mehr leisten, als nur Fristen anzuzeigen. Er sollte Ihrer Redaktion ermöglichen, mit Klarheit zu planen, mit Zuversicht auf Veränderungen zu reagieren und präzise zu veröffentlichen.
Wenn sich Ihr aktuelles System auf einzelne Tools oder manuelle Übergaben verlässt, könnte es an der Zeit sein, über eine Lösung nachzudenken, die speziell für Redaktionsteams entwickelt wurde.
Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie ein Redaktionskalender wie Kordiam zu einem strategischen Vorteil werden kann.

1. Essentials eines Redaktionskalenders: Der Redaktionskalender ist ein wichtiges Instrument für die Planung, Organisation und Verfolgung von Inhalten über mehrere Kanäle in Redaktionen und Kommunikationsabteilungen.
2. Zentralisiertes Workflow-Management: Kalender vereinfachen Aufgabenzuweisungen, Fristen und Content-Produktionsprozesse und verbessern so die Zusammenarbeit und Effizienz.
3. Multi-Plattform-Publishing: Diese Tools ermöglichen die koordinierte Planung und Verteilung von Inhalten über verschiedene Kanäle, darunter digitale, gedruckte und soziale Medien.
4. Ausrichtung der Inhaltsstrategie: Das Tool unterstützt Teams bei der Priorisierung von Beiträgen, bei der Verwaltung von Eilmeldungen und bei der Abstimmung von Inhalten auf die allgemeinen Redaktions- und Kommunikationsziele.
5. Teams und Vorteile: Von Redaktionsmitgliedern und Journalist:innen bis hin zu Content Marketern und Designern - Kalender dienen den unterschiedlichsten Teammitgliedern und verbessern die Koordination und Produktivität.
6. Integrationsfähigkeiten: Moderne Redaktionskalender lassen sich in CMS, Kollaborationstools und Datenanalyseplattformen integrieren, was die Funktionalität verbessert und den manuellen Arbeitsaufwand verringert.
7. Tool-Typen: Die Optionen reichen von anpassungsfähigen Projektmanagement-Tools bis hin zu spezialisierten Lösungen für die Medienbranche, die sich an unterschiedliche Teamgrößen und Bedürfnisse anpassen.
8. Sichtbarkeit in Echtzeit: Dashboards bieten umfassende Übersichten über den Status von Inhalten und helfen Teams, den Fortschritt zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
9. Ressourcen-Optimierung: Durch die Visualisierung von Arbeitsbelastung und Terminen helfen Kalender den Teams, Ressourcen effektiv zuzuweisen und Engpässe zu vermeiden.