Die Tatsache, dass Redaktionen und Planung keine natürlichen Feinde sind, wie viele behaupten, wurde von einer Reihe von Referenten und Referentinnen auf den Editorial Days 2016 angesprochen, aber niemand brachte diesen Punkt so eindringlich vor wie Dominic Ramel von der Berner Zeitung (BZ). Das liegt daran, dass sein Jobtitel - eine Seltenheit im Verlagswesen - Planungschef lautet und sein ganzer Fokus auf der Nutzung von Planung zur Maximierung von Ressourcen und Rationalisierung von Prozessen mit einem Content-Planungs-Tool liegt.

Dominic Ramel arbeitet bei BZ, einem Teil des Schweizer Verlags Tamedia, der Zeitschriften, Zeitungen und ein wachsendes Portfolio von Online-Plattformen produziert.

Das Unternehmen publiziert auf Deutsch und Französisch mit zehn Online-Plattformen, sechs Magazinen, sieben Tageszeitungen und Sonntagstiteln auf Deutsch sowie acht Online-Nachrichten, drei Magazinen und sechs Tageszeitungen auf Französisch.

Die BZ selbst hat zwei Lokalausgaben, 12 Ressorts und 180 Mitarbeitenden, so dass es nicht viel Fantasie braucht, um den Bedarf an komplexer Inhaltsplanung zu erkennen.

„Die Konvergenz hat das Leben eines Journalisten komplexer gemacht“, erklärt er. „Wir müssen sowohl Online, einschließlich sozialer Medien, als auch Print bedienen, und alle diese Kanäle arbeiten mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten.

Online funktioniert im Grunde rund um die Uhr, aber bei komplexen Geschichten, die Videos und interaktive Grafiken erfordern, braucht man eine längere Vorbereitungszeit und mehr Teamarbeit. In unserem Fall haben sich unsere Arbeitsabläufe traditionell auf Print konzentriert, und obwohl wir uns allmählich davon entfernen, ist das immer noch eine Tatsache.“

Mehrere Plattformen, die mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten arbeiten, sind ein Problem für alle Verlage, aber BZ glaubt, dass der Weg, damit umzugehen, eine bessere Planung ist. „Meine Aufgabe ist es, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, die Abteilungsleiter zu unterstützen und eine längerfristige Perspektive in die Planung einzubringen - weg vom bisherigen kurz- und mittelfristigen Denken.“

Der Tag der Deadlines: Themenplanungstool und Publishing bei BZ

Der Prüfstein für die Planung der meisten Verlage ist die Redaktionskonferenz, dort setzte Ramel mit dem neuen Ansatz an. „Zunächst haben wir die Zeiten für die Besprechungen geändert und im Grunde alles im Zeitplan nach vorne verschoben. In der ersten Telefonkonferenz wird die Frage gestellt: 'Was hat sich seit gestern im Online-Bereich geändert, und was sind die wichtigsten Elemente für den Print-Bereich?

Layout und Korrekturlesen wurden zwei Stunden früher am Tag angesetzt. „Außerdem haben wir eine neue Sitzung um 16 Uhr eingeführt, in der wir uns die Zeitung für übermorgen ansehen und planen, was online gehen wird. Dabei stellen wir die Frage 'Was muss zuerst online gehen? Was sollte zurückgehalten werden?“

Auch die Abgabetermine haben sich geändert. „Erstens legen wir die Zeiten nicht mehr storyweise und nicht stundenweise fest, sondern in zwei Wellen. Die Redakteure schreiben Geschichten, die zwischen 12 Uhr mittags und fünf Uhr mittags online gehen sollen, und dann gibt es eine zweite Welle für die Veröffentlichung am Abend zwischen fünf und elf Uhr nachts.“

Einsatz von Kordiam für die redaktionelle Inhaltsplanung

Ramel verwendet Kordiam als Tool für die Planung von Inhalten, mit dem dieser Veröffentlichungsfluss verfolgt werden kann, und nutzt es in Besprechungen für die Bearbeitung im laufenden Betrieb.

„Wir bearbeiten Kordiam live. Der Redakteur hat einen Laptop, auf den der Bildschirm projiziert wird, so dass alle Teilnehmer ihn sehen können, und bearbeitet die Artikel live in den Sitzungen. Um 11 Uhr haben wir Redaktionsschluss für die Printausgabe, und die Artikel, die wir noch nicht online veröffentlicht haben, werden hereingeholt."

Die Redaktionsplanungssoftware von Kordiam trägt ebenfalls zur Schaffung einer einheitlichen Arbeitsweise bei.

„Wir verwenden die einstellbaren Statussymbole, um eine Liste zu erstellen, und die erste Aufgabe bestand darin, die Einträge zu systematisieren, da die verschiedenen Büros sie unterschiedlich verwendeten. Ich habe versucht, das zu harmonisieren und einheitliche Einträge zu machen, denn die Konsistenz muss von oben kommen. Was Sie hier sehen, ist ein Beispiel: Grün ist für Print, rot für Online, und ein blaues Fragezeichen steht für eine Geschichte, die noch keinen Status hat - wie zum Beispiel Geschichten, die vorgeschlagen, aber noch nicht diskutiert wurden.“

Die Verwendung einer speziellen Redaktionskalendersoftware macht einen großen Unterschied. „Wenn man bedenkt, dass wir früher mit Excel-Tabellen gearbeitet haben, ist das eine enorme Verbesserung; es ist klarer, gibt einen guten Überblick und ist wirklich mehrbenutzerfähig - früher, als mehrere Redakteure an derselben Tabelle arbeiteten, war sie oft blockiert.“

Die Rolle des Planungsleiters annehmen

Als andere Teilnehmende der Editorial Days Ramel fragten, ob seine neue Rolle als Planungschef bei den Mitarbeitenden gut angekommen sei, erlaubte er sich ein Lächeln.

„Mein Eindruck war, dass die Nachrichtenstruktur es ziemlich gut aufgenommen hat. Sowohl für die Redaktionsmitglieder als auch für die Führungskräfte war es gewöhnungsbedürftig, und wir mussten die neue Position mit Leben füllen. Ich stelle zunehmend fest, dass die Kollegen damit zufrieden sind, weil sie jemanden vor Ort haben, der weiß, was passiert, und der als Schnittstelle zur Planung fungiert. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht darin, Türen zu öffnen und Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen."

Die Erfahrungen von Dominic Ramel bei der Berner Zeitung zeigen, wie der Einsatz von Tools wie der Workflow-Software von Kordiam die Komplexität moderner Redaktionen effektiv bewältigen kann. Durch die Konzentration auf eine umfassende Planung und Koordination von Inhalten über mehrere Plattformen hinweg ist die BZ in der Lage, Prozesse zu rationalisieren und die Qualität der Inhalte zu gewährleisten.