Esta es una relación más detallada de los tipos de herramientas que se pueden utilizar como calendario editorial. Tenemos una lista disponible sobre las herramientas específicas existentes en el mercado en nuestra página Lista de herramientas de calendario de contenido.
Nuestra página dedicada a los calendarios editoriales ofrece una panorámica de corte más general de lo que realmente es un calendario editorial y cómo se puede utilizar. ¡Échale un vistazo!
Existen varios tipos diferentes de herramientas de calendario editorial:
- Calendarios editoriales especializados
- Plugins para los sistemas de gestión de contenido más populares
- Módulos integrados de paquetes de software y sistemas de gestión de contenidos
- Herramientas genéricas
- Soluciones a medida
- Basado en papel
Herramientas de calendario editorial especializadas
Se trata de herramientas cuya característica principal es la funcionalidad del calendario editorial, que puede complementarse con funciones adicionales como la gestión de tareas, turnos o costes.
¿Quién debería utilizar estas herramientas? Equipos con una complejidad de planificación de moderada a alta debido al tamaño del equipo (10+), alta velocidad de publicación, un gran número de plataformas o sistemas de gestión de contenidos, una mezcla heterogénea de plataformas (por ejemplo, revistas impresas y sitios web) u otras necesidades más complejas que no están cubiertas por herramientas menos potentes.
| Conjunto de características | El conjunto de funciones más avanzadas presenta un tamaño entre mediano a grande. |
| Usabilidad | Es, a menudo, moderada debido a la mayor complejidad de la herramienta en comparación con las herramientas genéricas simples de gestión de tareas. |
| Costes | Precios de moderados a altos comparados con las alternativas. |
| Tiempo de implementación | El tiempo de implementación suele ser muy corto, ya que a menudo se trata de productos de software como servicio (software-as-a service). |
| Integración con CMS | Esfuerzo de reducido a moderado. Puede haber disponibles plugins para los sistemas de gestión de contenido más populares, como Drupal. |
| Vendor lock-in, el confinamiento propietario | Es bajo debido a que estas herramientas no forman parte de un paquete de software más amplio. |
Plugins para los sistemas de gestión de contenidos más populares
Existen plugins que han sido creados por desarrolladores externos para sistemas como WordPress o Drupal.
Algunas de estas compactas herramientas son más bien módulos que se convierten en parte de la interfaz de usuario del CMS empleado, mientras que otras son herramientas diferenciadas y estrechamente integradas con WordPress, p.ej, a través de un plugin.
Estos plugins son adecuados para todos los usuarios del CMS correspondiente.
| Conjunto de características | Las pequeñas herramientas que se convierten en parte de la interfaz de usuario del sistema de gestión de contenidos suelen ser herramientas de planificación más bien básicas. |
| Usabilidad | Como la complejidad general de estas herramientas es baja, la usabilidad es al menos “lo suficientemente buena”, e incluso buena. |
| Costes | Gratuito o de bajo coste. |
| Tiempo de implementación | Normalmente muy corto. Por lo general, no precisan de personal informático (externo), ya que los plugins pueden ser instalados fácilmente incluso por personas no versadas en técnica. |
| Integración con CMS | Por su propia definición, existe una estrecha integración con el CMS. Pueden surgir problemas en la integración con otros sistemas de gestión de contenidos según la herramienta empleada. |
| Vendor lock-in, el confinamiento propietario | No se produce mucha dependencia frente al proveedor del plugin en el caso de los módulos, mientras que esta sí que se constata (y de manera considerable) frente al proveedor del CMS. Las herramientas independientes que se conectan a través de un plugin presentan un bajo grado de dependencia o confinamiento propietario. |
Módulos integrados de paquetes de software de publicación
Existe una amplia gama de paquetes de software para este sector en concreto que satisfacen las necesidades de diferentes editores y profesionales del marketing de contenido.
Muchos de los proveedores de software que han creado estos paquetes de software incluyen un módulo de planificación como parte de su oferta. Ocasionalmente, el componente de planificación puede llegar a ser una parte integral y, por lo tanto, inseparable del software.
¿Quién debería utilizarlo? Clientes de dichos proveedores cuyas necesidades funcionales quedan cubiertas con ese módulo.
| Conjunto de características | Funcionalidad que va desde básica hasta una gama algo más amplia de funciones. Hay muy pocos módulos disponibles que presenten un conjunto de características realmente amplio. |
| Usabilidad | Depende en gran medida del proveedor, del paquete software con el que esté integrado y de la gama de funciones que ofrezca. Puede tener la ventaja de proporcionar una experiencia de usuario homogénea dentro de toda la cartera de productos de ese proveedor. |
| Costes | Dependiendo de la estrategia del proveedor, los costes son bajos, ya que algunos proporcionan estas herramientas de forma gratuita (una vez se adquiere el producto principal). Pero los costes también pueden llegar a ser considerables, lo que no sería adecuado para equipos pequeños y medianos. |
| Tiempo de implementación | Estos paquetes de software para este sector concreto suelen requerir una implementación y un despliegue extensos y costosos. Dado que estos módulos se implementan normalmente como parte de dichos proyectos, aumentan este importante esfuerzo que debe realizarse. |
| Integración con CMS | Por definición, estos módulos están estrechamente integrados con el conjunto que forma el paquete de software, incluido su CMS. Puede haber problemas al integrar los módulos de planificación en sistemas de gestión de contenidos de terceros, ya que algunos de los proveedores de software no ofrecen opciones de integración fáciles de usar. |
| Vendor lock-in, el confinamiento propietario | Tras implementar el módulo, el grado de dependencia el proveedor alcanza un nivel significativo. |
Herramientas genéricas
Algunas tareas de la planificación editorial son similares a un proyecto genérico o a la gestión de tareas. Por lo tanto, herramientas como Asana o Google Drive pueden ser suficientes para algunos equipos.
Las herramientas genéricas se consideran una buena opción para equipos pequeños, para aquellos con un presupuesto ajustado y para los que presentan poca complejidad operativa.
| Conjunto de características | Funcionalidad típicamente limitada, en su mayoría relacionada con la gestión de tareas. Pocas características específicas de publicación. |
| Usabilidad | A menudo, muy buena usabilidad. |
| Costes | Se trata de herramientas de mercado de consumo B2B con muchos clientes y una fuerte competencia, por lo que, generalmente, los costes con bajos. |
| Tiempo de implementación | Muy breves, a menos que la intención sea integrarlas de alguna manera con herramientas específicas de publicación. Se puede hacer sin la necesidad de un proveedor u otras partes externas, o de personal interno de informática. |
| Integración con CMS | Difícil o no posible con muy poco intercambio de datos. |
| Vendor lock-in, el confinamiento propietario | Bajo. Es fácil cambiar a otras herramientas. |
Soluciones a medida
Algunos editores y profesionales del marketing de contenido han optado por desarrollar su propio calendario editorial, principalmente aquellos que crean la mayoría de sus otros sistemas por su cuenta. A veces, la estructura se construye sobre herramientas como Jira o Microsoft SharePoint.
¿Quién debería decidirse por esta opción? Empresas con necesidades muy específicas y un historial probado de implementación y mantenimiento exitoso de dichas herramientas durante años.
| Conjunto de características | Varía dependiendo de quién implemente dicha herramienta. El número de características es reducido, pero se trata de un conjunto de características muy específicas de la empresa en cuestión. |
| Usabilidad | Moderada o superior debido a la reducción del conjunto de funciones y a la complejidad de la aplicación. Puede degradarse con el tiempo en comparación con otras herramientas, ya que, por lo general, estas herramientas a medida no se mantienen y mejoran al mismo ritmo que las soluciones existentes en el mercado. |
| Costes | Los costes son generalmente (mucho) más altos. Este aspecto a menudo se pasa por alto, ya que las estimaciones de costes se centran normalmente en la ejecución inicial y no siguen un enfoque TCO (coste total de la propiedad, en español), que proporciona una imagen más completa y realista de los costes globales. |
| Tiempo de implementación | La herramienta debe ser implementada desde cero o estar construida sobre una herramienta genérica como MS Sharepoint, por lo que el tiempo de implementación es largo. |
| Integración con CMS | Codificación a medida como parte del proyecto de implementación. |
| Vendor lock-in, el confinamiento propietario | Por definición, no se produce una dependencia del proveedor, aunque sí que puede haber un bloqueo con una tercera parte si la herramienta es desarrollada por una empresa informática externa. Además, si una herramienta de este tipo se adapta fuertemente a las necesidades específicas de una empresa, puede resultar difícil cambiar más tarde a otra herramienta que, con toda probabilidad, no podrá ofrecer la misma funcionalidad. |
Basado en papel
Evidentemente, planificar en papel es mejor que no planificar. Sin embargo, la experiencia demuestra que las desventajas a menudo superan a las ventajas:
| Ventajas | Desventajas |
| Fácil de usar | Difícil de compartir |
| Asequible | No se puede acceder remotamente |
| Flexible | No es ideal en caso de múltiples cambios en la planificación |
¿Quién debería utilizarlo?
Equipos muy pequeños situados en un mismo lugar, preferiblemente en una sala con un número limitado de historias planificadas por mes y con pocos cambios y actualizaciones en la planificación editorial. Equipos con un presupuesto particularmente ajustado. Puede ser una buena introducción a la planificación de historias para equipos que no tienen experiencia en la planificación estructurada.
