Viele Redaktionen haben theoretisch einen redaktionellen Workflow. In der Praxis besteht er aus individuellen Gewohnheiten, E-Mail-Verläufen und Tabellen, die alles mehr oder weniger zusammenhalten – bis sich die Lücken nicht mehr übersehen lassen.

Wie groß die Kluft zwischen beidem ist, merkt man oft erst, wenn etwas schiefgeht: Ein Thema wird doppelt veröffentlicht, eine Lieferfrist wird verpasst, weil sie an einer Stelle geändert wurde, an einer anderen aber nicht, oder ein Redaktionsmitglied verbringt einen ganzen Nachmittag damit, Updates hinterherzulaufen, die von Anfang an hätten sichtbar sein sollen.

Software für redaktionelle Workflows löst dieses Problem: Alle sehen auf einen Blick, was geplant ist, wer verantwortlich ist und wo jedes Thema gerade steht.

Was ist Software für redaktionelle Workflows?

Software für redaktionelle Workflows ist ein gemeinsames System, in dem Redaktionen Themen von der ersten Idee bis zur Veröffentlichung planen, zuweisen und verfolgen. Anders als ein Kalender zeigt sie nicht nur, wann etwas fällig ist, sondern auch, wer dafür zuständig ist und in welcher Phase es sich befindet.

Viele Redaktionen halten einen gemeinsamen Kalender für ein System zur Koordination redaktioneller Arbeitsabläufe. Dabei ist der Unterschied entscheidend.

Ein Kalender zeigt Ihnen, wann etwas fällig ist. Ein strukturiertes System für die Redaktionsplanung zeigt Ihnen, was gerade passiert, wer verantwortlich ist, in welcher Phase sich ein Thema befindet und wie es mit allem anderen in der Produktion zusammenhängt. Das sind zwei verschiedene Dinge. Wenn man sie verwechselt, beginnt oft das Problem mit der fehlenden Transparenz.

Die meisten Redaktionen brauchen keinen besseren Kalender. Sie brauchen ein vernetztes System, in dem Planung, Produktion und Veröffentlichung Teil desselben Prozesses sind – statt drei getrennter Aufgaben, die an drei verschiedenen Orten verwaltet werden.

Die Schritte innerhalb eines redaktionellen Workflows

Die meisten redaktionellen Workflows durchlaufen unabhängig von der Teamgröße dieselben Schritte:

• Ideenfindung: Themenideen werden an einem Ort gesammelt.
• Planung: Die Redaktion entscheidet, was wann auf welchem Kanal erscheint.
• Zuweisung: Reporter:innen, Redakteurinnen, Redakteure und Externe erhalten klare Aufgaben und Lieferfristen.
• Produktion: Themen werden geschrieben, redigiert und gelayoutet – mit einem Status, den alle sehen.
• Veröffentlichung: Inhalte erscheinen im Web, in Print, auf Social Media oder im Rundfunk.
• Auswertung: Performance-Daten fließen in die nächste Planungsrunde ein.

Ein Tool für redaktionelle Workflows verbindet diese Phasen, sodass eine Änderung in einer Phase sofort in allen anderen sichtbar wird.

Unsichtbare Planung führt zu vorhersehbaren Problemen

Die Warnsignale ähneln sich in Redaktionen jeder Größe und Struktur.

Während der Produktion wird unklar, wer für ein Thema verantwortlich ist. Teams veröffentlichen unbeabsichtigt überschneidende oder doppelte Beiträge. Die Planung verteilt sich auf Excel-Tabellen und E-Mails, auf die nur einige Zugriff haben. Die Abstimmung über Kanäle oder Marken hinweg erfordert ständiges manuelles Nachfassen statt eines gemeinsamen Systems, in das alle Einblick haben.

Bei der Mediengruppe Pressedruck beschrieb Alexander Sing die Situation vor der Einführung eines Planungstools: Die Abstimmung beruhte auf „Tabellen, Kalendern und ständigem Nachhaken“, nur um auf dem gleichen Stand zu bleiben. Das funktionierte – bis Umfang und Komplexität der Inhalte die Lücken unbeherrschbar machten.

Heise Medien erlebte dasselbe Muster im gesamten Portfolio. Ohne zentrales Redaktionskalender-Tool kam es vor, dass verschiedene Teams zur gleichen Zeit Artikel zum selben Thema veröffentlichten. Jan Mahn, stellvertretender Chefredakteur bei Heise Medien, bringt es auf den Punkt:

„Früher hat jeder Teil unseres Teams für seine eigene Marke gearbeitet und seine eigene Planung gemacht – und manchmal haben wir dasselbe Thema aus zwei Redaktionen heraus veröffentlicht.“

Wie Heise Medien einen vernetzten Workflow aufgebaut hat

Bei der Transformation von Heise ging es nicht in erster Linie um eine neue Software. Es ging darum, mithilfe von redaktioneller Workflow-Software den tatsächlichen Workflow sichtbar zu machen und teamübergreifend zu teilen.

Ausgangspunkt war die Integration. Heise verband Kordiam mit seinen CMS-Tools – InterRed für Online und Xpublisher für Print – und schuf so einen bidirektionalen Austausch zwischen Planung und Produktion. Aktualisiert jemand im Layout den Status eines Themas, sieht die Redaktion das sofort. Ändert sich eine Lieferfrist, ändert sie sich überall.

Damit waren die Probleme mit Timing und Dopplungen direkt gelöst. Bei voller Transparenz über alle Publikationen hinweg ist die Situation, die Jan Mahn beschrieb – zwei Teams veröffentlichen unabhängig voneinander dasselbe Thema –, strukturell ausgeschlossen statt nur unwahrscheinlich.

Die zweite Veränderung: Performance-Daten wurden Teil der Planung. Heise integrierte die Zielgruppenanalysen von Upscore direkt in die Planungsansichten von Kordiam. So sieht die Redaktion Kennzahlen wie Artikelaufrufe und Conversions, ohne das System wechseln zu müssen. Daten, die früher erst nach der Veröffentlichung als Bericht kamen, fließen jetzt in Entscheidungen ein, bevor sie getroffen werden.

Mehr über die datengetriebene Strategie von Heise erfahren Sie hier.

Vorteile von Software für redaktionelle Workflows

Redaktionsmitglieder laufen nicht mehr Updates hinterher, sondern nutzen ihre Zeit für redaktionelle Entscheidungen. Dopplungen verschwinden – nicht weil alle sorgfältiger arbeiten, sondern weil das System sie sichtbar macht, bevor sie entstehen. Performance-Daten sind keine nachträgliche Bewertung mehr, sondern bestimmen mit, was als Nächstes geplant wird.

Dafür muss keine Redaktion ihre Arbeitsweise neu erfinden. Es genügt, die vorhandenen Bausteine zu einem System zu verbinden, in dem Informationen automatisch statt manuell fließen.

Das ist der Unterschied zwischen einem Workflow auf dem Papier und einem echten. Veröffentlicht werden die Themen so oder so. Doch mit der richtigen Software für redaktionelle Workflows ist der Prozess dahinter sichtbar, geteilt und für das ganze Team verlässlich – und Redaktion und Autorinnen und Autoren gewinnen die Klarheit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können.

Worauf Sie bei einem System für redaktionelle Workflows achten sollten

• Eine zentrale Ansicht aller Themen über Teams, Marken und Kanäle hinweg
• Klare Zuständigkeiten mit Aufgaben und Lieferfristen
• Status-Updates in Echtzeit
• Bidirektionale Integration mit Ihrem CMS
• Zielgruppendaten direkt in Ihren Planungsansichten
• Genug Flexibilität für die bestehenden Abläufe Ihrer Redaktion

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