Ein Content-Planungssystem mit einer Produktionsumgebung zu verbinden klingt einfacher, als es ist. In der Praxis steht und fällt alles mit einer Reihe von Entscheidungen: Manche halten auch im großen Maßstab stand, andere brechen unter dem Druck des Tagesgeschäfts zusammen. 

Die Erdee Media Groep hat genau diese Verbindung zwischen Kordiam und WoodWing Studio geschaffen – von der ersten Themenidee bis zum veröffentlichten Inhalt, über Print- und digitale Kanäle hinweg. Der Erfolg des Projekts beruht nicht allein auf der Integration selbst, sondern auf dem Ansatz, der von Anfang an verfolgt wurde. 

Gert Blekkenhorst, Senior Business Process Consultant bei WoodWing und verantwortlicher Berater für das Projekt, hat den Prozess detailliert nachvollzogen. Wer vor einer ähnlichen Herausforderung steht, sollte unbedingt weiterlesen. 

Erst der Workflow – dann die Feature-Liste 

Bevor die technische Arbeit begann, musste Gerts Team eine grundlegendere Frage klären. Wo ist die Planung verankert und welche Befugnis hat sie gegenüber der Produktion? 

WoodWing Studio ist ein leistungsstarkes CMS, jedoch kein Tool zur Content-Planung. Bei Erdee war Kordiam bereits das etablierte Planungssystem. Die Einführung eines zweiten Systems ohne klare Verantwortlichkeiten hätte unweigerlich zu widersprüchlichen Daten, Doppelarbeit und Workflows geführt, für die sich am Ende niemand zuständig gefühlt hätte. 

Die Entscheidung fiel klar aus: Kordiam bleibt das führende System für die Planung. Das Leitprinzip lautet: Planung ist Produktion. Alles in der Produktion wird durch die Planung gesteuert. 

Dabei galt es jedoch, eine wichtige Nuance zu berücksichtigen. Nicht jedes Thema in Kordiam löst sofort die Produktion aus. Ideen und Themen in frühen Phasen gehören zur Redaktionsplanung, stellen aber noch keine Zusagen dar. Die Integration trägt dieser Unterscheidung Rechnung: Nur Themen, die von der Redaktion freigegeben wurden, erzeugen einen Artikel in WoodWing Studio 

Erst die Datenmodelle abstimmen, dann die Systeme verbinden 

Nachdem die Verantwortlichkeiten geklärt waren, musste als Nächstes sichergestellt werden, dass beide Systeme dieselbe Sprache sprechen. Das bedeutete, dass die Strukturen von Kordiam vor der Verbindung auf die Strukturen von WoodWing abgebildet werden mussten. 

Konkret hieß das: Die Kanalstruktur von Kordiam musste der Publikationshierarchie von WoodWing gegenübergestellt werden, die Lieferfristen mussten systemübergreifend übertragen werden und die Metadaten aus der Planung – Autor:in, Artikeltyp, geplante Veröffentlichung – mussten die richtigen Felder in Studio befüllen. Auch die Workflow-Status mussten aufeinander abgestimmt werden. Ein Thema, das in Kordiam eine neue Stufe erreicht, muss im richtigen Routing und mit der richtigen Zuweisung in WoodWing landen. 

Diese Abstimmungsarbeit bildet die Grundlage der Integration und ist keine bloße Verfeinerung derselben. Ohne ein gemeinsames Verständnis der Daten in den einzelnen Systemen gibt es nichts Verlässliches, das miteinander verknüpft werden könnte. 

Warum Echtzeit-Synchronisation entscheidend ist 

Nachdem das Datenmodell abgestimmt worden war, ging es an die technische Umsetzung. Das Team entschied sich für den Message-Queue-Mechanismus von Kordiam als Grundlage für eine Integration basierend auf Events. 

Den Ausschlag gaben Zuverlässigkeit und Entkopplung. Bei einem Event-basierten Ansatz reagieren die Systeme in Echtzeit auf Planungsänderungen, ohne dass die Verfügbarkeit der anderen Systeme gewährleistet sein muss. Ereignisse werden in eine Warteschlange gestellt und verarbeitet, sodass nichts verloren geht, wenn ein System kurzzeitig ausfällt. Beide Systeme bleiben eigenständig genug, um ohne kontinuierliche Synchronisation zu funktionieren. 

In der Praxis läuft es wie folgt ab: Sobald ein Thema in Kordiam den Veröffentlichungsstatus „akzeptiert” erreicht, wird ein Event ausgelöst. Dieses erstellt oder aktualisiert die entsprechenden Objekte in WoodWing Studio, darunter Artikel, Workflow-Status und zugewiesene Mitarbeitende. Alle weiteren Planungsaktualisierungen fließen danach automatisch durch. Journalist:innen müssen in Studio nichts manuell anlegen – wenn sie dazukommen, sind die Daten bereits vorhanden. 

Das Ergebnis: ein Workflow, eine zentrale Informationsquelle 

Das Ergebnis ist ein Redaktionsbetrieb der Erdee Media Groep, in dem ein Newsroom mit rund 200 Mitarbeitern täglich etwa 100 Beiträge für Print- und Digitalmedien nach einem einheitlichen, durchgängigen Arbeitsablauf produziert. 

„Erfolgreiche Integration bedeutet mehr, als nur Systeme miteinander zu verbinden. Es geht darum, klare Entscheidungen über Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe zu treffen und die zugrunde liegenden Modelle aufeinander abzustimmen. All das muss so umgesetzt werden, dass die Mitarbeitenden damit tatsächlich arbeiten können.“ — Gert Blekkenhorst, Senior Business Process Consultant, WoodWing 

Wenn die Planung die Produktion steuert – und nicht umgekehrt – entsteht ein Workflow, der vorhersehbar und nachhaltig zugleich ist. Genau das liefert das Prinzip „Planung ist Produktion" in der Praxis. 

Sie möchten Kordiam mit Ihrem Produktionssystem verbinden? Entdecken Sie unsere Integrationsmöglichkeiten – oder sprechen Sie direkt mit unserem Team über Ihr Setup.