Kurz gesagt: Um redaktionelle Aufträge ohne Tabellen zu koordinieren, sollten Sie jedem Thema einen festen Platz zuweisen, eine klare Zuständigkeit samt Lieferfrist festlegen, alle Deadlines in einer gemeinsamen Ansicht bündeln, Arbeit über Statusänderungen statt manueller Dateneingabe verschieben und definierte Freigabeschritte nutzen. 

Der Prozess wandelt sich von einer Datei, die alle kopieren und aktualisieren, hin zu einem einzigen Datensatz, mit dem das gesamte Team arbeitet. Ein spezialisiertes Themenplanungs-Tool wie Kordiam verwaltet diesen Datensatz und umfasst Themen, Aufgaben, Lieferfristen, Status sowie die Anbindung an Ihr CMS. So bleibt der Plan auch bei Veränderungen aktuell. 

Warum funktionieren Spreadsheets für die Redaktionskoordination irgendwann nicht mehr?  

Spreadsheets sind grundsätzlich kein schlechter Ausgangspunkt. Doch sobald zwei Personen dieselbe Tabelle bearbeiten, eine Lieferfrist in einem Reiter steht, das Thema aber in einem anderen, oder jemand aus einer alten Version veröffentlicht, beschreibt die Tabelle nicht mehr die Realität. Sie wird zu einem Protokoll dessen, was geplant war, nicht dessen, was tatsächlich passiert ist.  

Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Spreadsheet selbst. Die Herausforderung liegt darin, dass die Koordination in der Redaktion aus vielen beweglichen Teilen besteht. Angebote treffen aus verschiedenen Ressorts ein, dasselbe Thema wird für Print und Digital geplant, Lieferfristen verschieben sich, wenn Nachrichten aufkommen, und die Arbeit wandert zwischen Autor:innen, der Redaktion und dem CMS hin und her. Eine Tabelle verlangt von einem Menschen, all das von Hand in Einklang zu bringen. 

Wie können Sie sicherstellen, dass jede Themenidee einen festen Platz hat?  

Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle, etwa in Form eines Redaktionskalenders. So gelangt jedes Thema von Anfang an an denselben Ort mit allen nötigen Daten, statt dass Ideen über verschiedene Tools verstreut sind. Aus diesem einen Datensatz liest jeder spätere Schritt.  

In Kordiam ist jedes Thema ein Objekt, das Sie im Verlauf weiter ausbauen können. Mithilfe benutzerdefinierter Felder erfassen Sie genau die Informationen, die Ihre Redaktion bei der Erfassung benötigt (z. B. Ressort, Bezahlschranke, Zielgruppen). So wandern die bei der Anlage eines Themas getroffenen Entscheidungen mit dem Thema mit, statt dass sie später erneut eingegeben werden müssen. Da es nur einen Erfassungspunkt gibt, sehen Sie außerdem Ihre gesamte Pipeline in einer Liste und müssen nicht mehrere Tabellen abgleiche 

Wie können Sie Zuweisungen und Zuständigkeiten nachvollziehbar festlegen?  

Geben Sie jeder Aufgabe eine klar benannte verantwortliche Person und eine eindeutige Lieferfrist, die für das gesamte Team sichtbar sind. Kordiam löst das über zugewiesene Aufgaben, die an einem Thema hängen. Eine Aufgabe enthält die zuständige Person, die Lieferfrist und Details wie die Wörteranzahl. Somit liegen Briefing und Zuweisung im selben Datensatz. Die Redaktion sieht, wer woran arbeitet. Autor:innen sehen ihre eigene Liste. Da die Zuweisung am Thema selbst hängt und nicht in einer separaten Datei, wird eine Neuzuweisung an einer Stelle aktualisiert – und ist für alle sichtbar. 

Wie können Sie alle Lieferfristen im Team auf einen Blick sehen?  

Bündeln Sie alle Lieferfristen in einer gemeinsamen Ansicht, sodass nicht mehr jede Person ihre eigenen Deadlines im Blick behalten muss.  

Die flexiblen Planansichten von Kordiam zeigen Themen und ihre Lieferfristen in einem Kalender, mit dem das gesamte Team arbeitet. Sie können dabei zwischen den Ansichten „Ausgabe”, „Tag” und „Woche” wählen, je nach Ihrem Publikationszyklus. So sehen Sie, was heute fällig ist, was ansteht und wo die Woche überlastet ist, bevor daraus ein Problem wird. Ändert sich eine Lieferfrist, dann nur einmal in der Ansicht, auf die ohnehin alle schauen. Es gibt keine zweite Tabelle, an deren Aktualisierung Sie denken müssen 

Wie können Sie Arbeit sauber zwischen Personen und Systemen übergeben?  

Nutzen Sie eine Statusänderung als Signal dafür, dass die Arbeit weitergegeben wurde. So hängen Übergaben nicht davon ab, dass jemand der nächsten Person Bescheid gibt oder die Daten in ein anderes Tool eintippt.  

Da sich Kordiam über seine API und Message Queue in die umliegenden Systeme integriert (dasselbe Verfahren, auf dem die CMS-Integrationen in unserem Partnernetzwerk aufbauen), bleiben Planungsdatensatz und Produktionssystem im Einklang. Ändert sich die Lieferfrist oder der Status eines Themas im Plan, kann diese Änderung ins CMS fließen, statt zweimal eingetippt zu werden. Plan und veröffentlichte Realität beschreiben dasselbe. 

Wie behalten Sie Prüfungen und Freigaben im Griff?  

Definieren Sie die Prüfschritte ausdrücklich und legen Sie fest, wer ein Thema durch den Prozess bewegen darf. Wenn die Freigabe ein definierter Schritt ist, erhält jedes Thema einen klaren, nachvollziehbaren Weg vom Entwurf bis zur Veröffentlichung – und alle wissen, wo es steht.  

Kordiam verfolgt den Fortschritt eines Themas über anpassbare Status. Ein Themenstatus gilt für das gesamte Stück (zum Beispiel „Angebot“ oder „Top-Thema“), während der Veröffentlichungsstatus kanalspezifisch ist. So kann dasselbe Thema für Social Media noch den Status „Vorschlag“ haben, während es auf der Website bereits den Status „Veröffentlicht“ hat. Beide Status werden direkt am Thema als farbiger Balken angezeigt. Somit ist die Antwort auf die Frage „Wo steht das gerade?” im System selbst sichtbar und muss nicht in einem Slack-Thread gesucht werden. 

Tabellen-Workflow vs. Kordiam-Workflow: Was ändert sich konkret? 

Der Unterschied zeigt sich am deutlichsten in den Momenten, die eine Tabelle an ihre Grenzen bringen: hohes Aufkommen und Eilmeldungen. Hier dieselbe Arbeit in beiden Setups. 

Wo sollten Sie anfangen?  

Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Beginnen Sie mit dem Schritt, der Ihr Team aktuell am meisten kostet, beispielsweise bei der Erfassung, wenn Angebote verloren gehen oder doppelt vorliegen, oder bei den Lieferfristen, wenn keine gemeinsame Übersicht über gefährdete Aufträge besteht.  

Stellen Sie zunächst einen Desk mit einem reibungslosen Ablauf von der Idee bis zur Veröffentlichung auf die Beine, dann den nächsten.  Klicken Sie hier, um zu lesen, wie einer unserer Kunden gestartet ist.   

Die Koordination in einer Redaktion ist wirklich komplex. Ein Tool verdient seinen Platz, indem es diese Komplexität für Sie übernimmt, statt sie Ihnen als weitere zu pflegenden Seite zurückzugeben. Kordiam ist so konzipiert, dass es als zentrale Anlaufstelle von der Strategie bis zu den täglichen Aufgaben dient und Ihr Team bei sich verändernden Arbeitsabläufen unterstützt.