Jede Redaktion steht früher oder später vor demselben Dilemma: Es gibt zu viele Tools, und sie sprechen einfach nicht miteinander. Der erste Impuls von Redaktions- oder IT-Verantwortlichen ist oft, dieses Problem mit einer Integration zu lösen. Laut Robert Dönges, Partner und Integrations Manager bei Kordiam, liegt dieser Impuls meistens richtig. Der Fehler, den die meisten Teams jedoch machen, ist, die Integration zu bauen, bevor sie festgelegt haben, was sich dadurch eigentlich ändern soll.

Wir haben mit Dönges darüber gesprochen, was tatsächlich in die Entscheidung einfließt, ob, wann und wie verschiedene Tools im redaktionellen Tech-Stack miteinander verbunden werden sollten.

Der häufigste Fehler bei Integrationsprojekten

Oft passiert der Fehler schon ganz am Anfang: Redaktionen gestalten eine Integration danach, wie sie bereits arbeiten, statt vorher festzulegen, was sich durch die Integration ändern soll. 

„Viele Redaktionsteams wünschen sich eine Integrationslösung, die auf ihrer aktuellen Arbeitsweise basiert“, erklärt Dönges. „Wenn sie sich aber vorher nicht überlegen, wie die Integration die Arbeit erleichtern soll und welche Vorteile sie gegenüber den bestehenden Workflows bringt, ist sie in der Regel nutzlos – nur ein weiteres System, das Mitarbeitende widerwillig pflegen müssen.“ 

Dieses Muster ist auch Kordiams Kundschaft aus eigener Erfahrung bekannt. Als Die Rheinpfalz Kordiam einführte, stieß IT-Projektberater Michael Ehret auf dieselbe Hürde: Den alten Workflow einfach eins zu eins in das neue Tool zu übertragen, hätte nicht funktioniert. 

Eine Integration, die bestehende Prozesse nur nachbildet, überträgt lediglich dieselben Probleme in ein neues System. Eine Integration, die auf ein konkretes Ziel ausgerichtet ist – etwa eine Übergabe wegzulassen oder eine Lücke im Workflow zu schließen –, liefert dagegen einen klaren Maßstab: Entweder sie erfüllt ihren Zweck, oder eben nicht. Kordiams Rolle in diesen Gesprächen bestehe laut Dönges oft weniger im technischen Aufbau als vielmehr darin, das Redaktionsteam dazu zu bringen, dieses Ziel festzulegen, bevor überhaupt etwas geplant wird. 

Wann braucht ein redaktioneller Tech-Stack keine Integration?

Nicht jede Lücke zwischen Tools ist es wert, mit einer Integration geschlossen zu werden, das sagt Dönges ganz offen. 

„Der entscheidende Faktor dafür, ob sich eine Integration lohnt, ist die Komplexität der redaktionellen Planung über verschiedene Kanäle und Veröffentlichungspläne hinweg sowie die Anzahl der beteiligten Redaktionsteams“, sagt er. „Wenn Planungsdaten nur gelegentlich oder innerhalb eines kleinen Teams geteilt werden müssen, dessen Mitglieder ohnehin ständig in Kontakt stehen, kann eine Integration überdimensioniert sein.“ 

Redaktionelles Workflow-Management wird nicht automatisch besser, nur weil mehr Systeme miteinander verbunden sind. Manchmal ist die beste Integration die, die man sich spart. 

Wie eine gelungene Integration aussieht

Ein Beispiel, das Dönges anführt, ist die Integration von Heise Medien mit der Analyseplattform Upscore. Das Redaktionsteam von Heise hat einen Prototyp entwickelt, der Performance-Daten nach der Veröffentlichung einspielt – etwa Artikelaufrufe und Conversions – direkt in die Planungsumgebung. Dadurch entfällt der Wechsel zwischen Tools oder das Scrollen durch separate Übersichten. 

Der Mehrwert liegt nicht nur in weniger Klicks. Die Performance-Daten der Artikel fließen jetzt direkt in Planungsentscheidungen ein, sodass das Team sieht, was funktioniert hat, und die nächste Berichterstattung entsprechend anpassen kann. 

Wie entscheidet Kordiam, welche Integrationen umgesetzt werden?

Dieselbe Disziplin bestimmt auch, wie Kordiam intern mit Integrationsanfragen umgeht. 

„Wir freuen uns über jede Integrationsanfrage, die an uns herangetragen wird“, sagt Dönges. Eine Integration umzusetzen bedeutet, Kordiam noch tiefer in die redaktionellen Workflows einer Redaktion einzubetten – ein Aufwand, der sich seiner Erfahrung nach durch die eingesparte Zeit auszahlt. Die üblichen Programmierkosten für eine neue Integration übernimmt in der Regel Kordiam. 

Nicht jede Anfrage wird auf die gleiche Weise umgesetzt. Entscheidend ist, ob eine Integration voraussichtlich für mehr als nur ein oder zwei Unternehmen relevant ist. Diese Einschätzung bestimmt in der Regel, ob Kordiam sie selbst entwickelt, einen Dienstleister hinzuzieht oder ein Unternehmen dabei unterstützt, sie selbst mit vorhandener Technologie umzusetzen. Kordiam führt aktuell eine Liste von 99 CMS- oder CMS-ähnlichen Systemen und hat bereits für 23 davon eine Integration umgesetzt oder befindet sich in Abstimmung. 

Das Fazit

Behandeln Sie Integrationen als Entscheidungen, nicht als Features. Jede Integration braucht zuerst ein klares Ziel. Ist dieser Punkt geklärt, ergeben sich die restlichen Fragen meist von selbst – ob Sie sie selbst bauen, einen Dienstleister hinzuziehen oder sich entscheiden, dass es sich (noch) nicht lohnt.

Über Robert Dönges, Partner und Integrationsmanager, Kordiam:
Robert Dönges war lange Jahre als Redakteur, Newsmanager, Chef vom Dienst und Projektverantwortlicher für Digitale Transformation bei verschiedenen Tageszeitungsverlagen in Süddeutschland tätig. Seit Januar 2022 arbeitet er als Partner und Integrationsmanager bei der Kordiam GmbH. Er ist dort für die Leitung von Integrationsprojekten, die Gewinnung neuer Integrationspartnerschaften und die langfristige Pflege dieser verantwortlich.