Was ist Software für die Redaktionsplanung? 

Software für die Redaktionsplanung ist das System, das Redakteur:innen, Produzent:innen und Journalist:innen nutzen, um redaktionelle Arbeiten von der ersten Themenidee bis zur Veröffentlichung zu planen, zu verfolgen und zu koordinieren. Sie bietet Teams eine gemeinsame Übersicht darüber, woran gearbeitet wird, wer ein Thema betreut und wie Inhalte durch den redaktionellen Workflow bewegt werden. 

Im Kern bringt Software für die Redaktionsplanung Struktur und Sichtbarkeit in redaktionelle Abläufe. Sie unterstützt die Themenplanung, Zuweisungen, Produktionsabläufe, Lieferfristen und die Zusammenarbeit zwischen Teams. Ziel ist es, Redaktionsleitungen einen schnellen Überblick über Prioritäten zu ermöglichen und die Aktivitäten in der Redaktion ohne den Einsatz verstreuter Werkzeuge aufeinander abzustimmen. 

Jahrelang verließen sich Redaktionen auf große Komplettsysteme oder manuelle Prozesse wie Spreadsheets und E-Mails für ihre Planung. Diese Ansätze wurden entwickelt, um Teams zu organisieren, machten es jedoch oft schwerer, eine klare und aktuelle Übersicht zu behalten, da die Abläufe komplexer wurden. 

Heute spielt Redaktionsplanungs-Software eine zentrale Rolle in den täglichen Abläufen. Da Newsrooms häufiger veröffentlichen und standort- und formatübergreifend arbeiten, ist ein gemeinsames Planungssystem unerlässlich, um Klarheit und Kontrolle zu wahren. 

Inhalt 

Redaktionssoftware für jede Rolle 

Redaktionssoftware für jede Rolle 

Die Softwareausstattung einer Redaktion kommt allen Bereichen zugute. 

• Leitung der Redaktion: Für einen umfassenden Überblick und langfristige Strategien. 
• Ressortleitungen: Für die tägliche Koordination von Aufgaben und ressortspezifischen Fristen. 
• Kanalmanager:innen und Teams, die über verschiedene Kanäle planen: Um Themen in kanalspezifische Inhalte umzuwandeln. 
• Externe Mitarbeitende: Zum Hochladen von Themen, Fotos und anderen Inhalten. 

Warum Redaktionssoftware wichtig ist 

Die beste Redaktionssoftware löst bestimmte Probleme, ohne dabei neue zu schaffen. 

Für Redaktionsteams bedeutet das Systeme, die: 

• einfach von verschiedenen Teams übernommen werden können 
• Planung und Produktion sichtbarer machen 
• sich reibungslos in Ihr CMS und andere Systeme integrieren 
• es Ihnen ermöglichen, Inhalte ohne manuellen Aufwand nachzuverfolgen 
• mit Ihrer Redaktion wachsen können 

Sie benötigen keine weiteren Funktionen. Sie benötigen Werkzeuge, die Ihrem Team dabei helfen, organisiert zu bleiben, pünktlich zu veröffentlichen und Duplikationen oder Verwirrung zu vermeiden. Am wichtigsten ist, dass Sie Software haben, die sich nahtlos integrieren lassen. 

Warum traditionelle Redaktionssoftware nicht mehr funktioniert 

Einst versprachen traditionelle Systeme, jeden Teil des redaktionellen Prozesses zu bewältigen. Doch heute liefern sie selten zufriedenstellende Ergebnisse, da Redaktionen zunehmend mit Komplexität konfrontiert sind.  

Im Folgenden werden die treibenden Faktoren der Veränderung erläutert.  

• Abläufe sind komplexer geworden.  
• Teams verlassen sich auf mehr interne und externe Beteiligte.  
• Die Erwartungen an die Benutzerfreundlichkeit von Software sind gestiegen.  
• All-in-one-Systeme haben sich jedoch nicht schnell genug weiterentwickelt.  

Dadurch wurde ein klarer Bedarf an flexibler, effizienter und leichter zu pflegender Redaktionssoftware geschaffen. 

Die Rolle von SaaS in Redaktionen 

Cloud-basierte Tools haben die Arbeitsweise von Redaktionsteams nachhaltig verändert. Durch Software-as-a-Service (SaaS) wird die Einführung, Aktualisierung und Skalierung von Redaktionssoftware erleichtert, ohne die internen IT-Teams zu überlasten.  

Die Vorteile von SaaS umfassen:  

• Flexibilität, um sich an verändernde Anforderungen in Redaktionen anzupassen  
• Schnellere Implementierung und regelmäßige Updates  
• Niedrigere Wartungskosten 
• Einfacher Zugang für dezentrale Teams 

Die Bestandteile der heutigen Redaktionssystemlandschaft 

Da kein einzelnes Tool alles perfekt erledigen kann, bauen Redaktionen Systemlandschaften aus spezialisierter Software auf. Ein leistungsfähiges Ökosystem umfasst typischerweise folgene Komponenten:  

• Inhaltsplanung und -strategie: Tools wie Kordiam, die Ideen, Aufgaben und den Redaktionskalender verwalten.  
• Content Management (CMS): Systeme, in denen Themen geschrieben und veröffentlicht werden, wie WordPress oder Drupal.  
• Für die Kommunikation werden Messaging-Tools wie Slack verwendet, um schnell Fragen zu klären und Updates zwischen Redakteur:innen, Reporter:innen und Produzent:innen auszutauschen.  
• Digitales Asset Management (DAM): Systeme zur Speicherung und Organisation von Fotos, Videos und Grafiken wie OpenText, huGO oder Cavok. Die Integration von Kordiam und huGO ermöglicht es Planenden beispielsweise, Assets direkt in ihren redaktionellen Workflow zu verschieben.  
• Distribution & Social: Hierbei handelt es sich um Plattformen, die Teams dabei unterstützen, Inhalte für soziale Kanäle und Newsletter vorzubereiten, zu planen und zu veröffentlichen. Dies erfolgt über Workflow-Connectors wie Zapier und andere Export- oder Automatisierungsintegrationen. 

Planungswerkzeuge als Kernbestandteil der Redaktionssoftware 

Die besten Tools für die redaktionelle Planung bieten teamübergreifende Transparenz. Redakteur:innen sehen so auf einen Blick, wer an was arbeitet und wie der aktuelle Stand ist. Aus diesem Grund stellen immer mehr Redaktionen ihre Software-Stacks auf eine solide Grundlage für die Themenplanung.   

Wo das Redaktionsplanungs-Tool in den Redaktions-Software-Stack passt 

In den meisten Redaktionen steht das Planungstool an der ersten Stelle des Workflows. Es wird verwendet, um Themenideen zu protokollieren, Aufgaben zuzuweisen und Fristen festzulegen. Von dort aus bewegen sich die Themen durch die Phasen Bearbeitung, Überprüfung, Veröffentlichung und Analyse. Ein Redakteur der Neuen Zürcher Zeitung (NZZ) sagte einmal: „Wenn es nicht in Kordiam steht, passiert es nicht.” Lesen Sie die Fallstudie hier.  

Das Redaktionsplanungs-Tool fungiert auch als Koordinationsschicht zwischen den Systemen. Kordiam steht im Zentrum der Redaktions-Softwarelandschaft, bietet Redakteur:innen und Produzent:innen eine gemeinsame Übersicht über Planung, Zuweisungen und den Themenstatus und bleibt gleichzeitig mit Veröffentlichungs-, Asset- und Kommunikationstools verbunden.  

Der Ablauf ist jedoch nicht immer linear. Bei Eilnachrichten überspringen Teams möglicherweise den Planungsschritt und gehen direkt zum CMS. In diesen Fällen kann ein gut integriertes Themenplanungs-Tool dennoch automatisch aktualisieren, um anzuzeigen, was veröffentlicht wurde. So bleibt Ihr Redaktionskalender stets vollständig und genau. 

Was Sie über die Integration von Redaktionssoftware-Tools wissen sollten 

Nicht jede Redaktion benötigt eine tiefgreifende technische Integration aller Tools. Am wichtigsten ist ein klarer Workflow. Bevor Systeme oder APIs verbunden werden, sollten Teams zunächst überlegen, wie gut jedes Tool in ihre vorhandenen redaktionellen Abläufe passt.  

Bei der Integration von Redaktionssoftware gibt es zwei wichtige Aspekte zu bewerten.  

Workflow-Kompatibilität:  

Dies bezieht sich darauf, wie gut ein Tool die Arbeitsweise von Redaktionsteams unterstützt. Eine starke Workflow-Kompatibilität bedeutet, dass die Software Reibungsverluste verringert, anstatt neue Schritte hinzuzufügen. Die Kordiam-Slack-Integration ist ein Beispiel hierfür: Sie bringt Aufgaben und Statusaktualisierungen direkt in die Kanäle der Redaktion, sodass Reporter:innen und Redakteur:innen auf dem Laufenden bleiben, ohne die Tools wechseln zu müssen. 

Technische Integration:  

Damit ist gemeint, wie Systeme im Hintergrund Daten austauschen. In manchen Setups ist eine engere technische Integration nützlich, insbesondere zwischen Planungswerkzeugen und dem CMS. CMS-Integrationen, wie sie bei Der Standard oder auf der Glide Publishing Platform verwendet werden, ermöglichen beispielsweise, dass Themendaten mit minimalem manuellen Aufwand vom Angebot zur Veröffentlichung fließen.  

In anderen Fällen ist eine leichtere Integration ausreichend. Eine einseitige Integration mit Analyse-Tools wie Upscore beispielsweise erlaubt, dass Leistungsdaten die Redaktionsplanung informieren, ohne die bestehenden Workflows zu beeinträchtigen. 

Reale Arbeitsabläufe und Integration in der Praxis 

Der Zweck der Integration ist nicht die technische Komplexität. Sie dient vielmehr dazu, Doppelarbeit zu reduzieren, Inkonsistenzen zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Status, die Zuständigkeit und der Zeitplan eines Themas systemübergreifend aufeinander abgestimmt sind. Wenn die Integration für mehr Klarheit sorgt, ohne Reibungsverluste zu verursachen, stärkt sie den gesamten Arbeitsablauf in der Redaktion. 

So setzen Nachrichtenorganisationen dies in der Praxis um. 

• Vernetzte redaktionelle Arbeitsabläufe: Vor der Integration wurden redaktionelle Planung, digitales Publishing und Druckproduktion in vielen Redaktionen in separaten Systemen abgewickelt. Redakteur:innen mussten dieselben Informationen mehrfach eingeben und Aktualisierungen in einem System wurden nicht zuverlässig in den anderen Systemen übernommen. Dies erhöhte den Koordinationsaufwand und erschwerte es, den Überblick zu behalten. Bei Madsack löste das jambit-Team dieses Problem, indem es Kordiam mit Arc XP und EidosMedia integrierte. Dadurch wurden die redaktionelle Planung, das digitale Publishing und die Drucksysteme synchronisiert. Dies eliminierte die doppelte Dateneingabe, der systemübergreifende Datenfluss wurde gesichert und der redaktionelle Fokus konnte wieder auf die wichtigen Aufgaben gerichtet werden. 
• Digital-first-Produktion ohne Wechsel der Software: In Digital-first-Redaktionen werden Themen kontinuierlich entwickelt, redigiert und veröffentlicht. Wenn dies jedoch in separaten Systemen erfolgt, müssen Journalist:innen zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen. Das verlangsamt die Produktion und unterbricht den Arbeitsfluss. Bei Der Standard und Verlagen, die die Glide Publishing Platform nutzen, wurde die CMS-Integration dagegen so konzipiert, dass sie diese Digital-First-Realität unterstützt. Themenideen werden dort geplant, wo sie veröffentlicht werden, und redaktionelle Entscheidungen fließen direkt in das CMS ein. So können Teams ohne manuelle Übertragungen vom Pitch zur Veröffentlichung übergehen. Das ermöglicht schnelle Iterationen und kontinuierliche Veröffentlichungen anstelle von festen Produktionszyklen.  
• Synchronisierte Planung und Veröffentlichung: Bei einem öffentlich-rechtlichen Sender fanden die redaktionelle Planung und die Veröffentlichungsentscheidungen ursprünglich in getrennten Systemen statt. Den Redakteur:innen fehlte ein gemeinsamer Überblick über das, was geplant und terminiert war. Dies führte zu manuellen Überprüfungen und Koordinationsaufwand. Die Drupal-Integration mit Kordiam begann mit einer grundlegenden Einrichtung, die darauf abzielte, Planung und Veröffentlichung aufeinander abzustimmen. Im Laufe der Zeit wurde sie erweitert, um Themen, Status und Termininformationen systemübergreifend zu synchronisieren. Dieser schrittweise Ansatz reduzierte den manuellen Aufwand und verschaffte den Redakteur:innen einen klareren Überblick darüber, was geplant und was zur Veröffentlichung bereit ist.   
• Die Slack-First-Redaktion: Hier werden wichtige Entscheidungen oft im Chat getroffen. Ohne Integration besteht die Gefahr, dass Aufgaben und Statusänderungen in Threads verloren gehen oder in separaten Tools nachverfolgt werden müssen. Mit der Kordiam-Slack-Integration hingegen werden Aufgaben und Statusaktualisierungen direkt in die Kanäle übertragen, in denen die Reporter bereits arbeiten. Dadurch bleiben Kommunikation und Ausführung miteinander verbunden, es fallen weniger Nachrichten an und Teams können redaktionelle Entscheidungen in Echtzeit umsetzen. 

Die Rolle von KI und Automatisierung in der Redaktionsplanung  

Da KI im Journalismus immer weiter verbreitet ist, verlagert sich der Schwerpunkt von der Erstellung von Inhalten hin zur operativen Unterstützung. Redaktionen suchen nach Möglichkeiten, repetitive Koordinationsaufgaben wie die Verfolgung des Status von Artikeln, die Überwachung von Fristen und die Abstimmung der Teams über verschiedene Tools hinweg zu reduzieren. Gleichzeitig herrscht weitgehend Einigkeit darüber, dass redaktionelles Urteilsvermögen und Verantwortung weiterhin beim Menschen liegen müssen.  

Sowohl KI-Stratege Lukas Görög als auch Prof. Dr. Wiebke Loosen vom Leibniz-Institut für Medienforschung halten KI insbesondere dann für wertvoll, wenn sie die Routineabläufe in Redaktionen unterstützt, anstatt journalistische Arbeit zu ersetzen. Görög hebt das Potenzial von KI hervor, Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen, wenn sie in alltägliche Systeme eingebettet ist. Loosen weist darauf hin, dass Automatisierung Teil eines umfassenderen Wandels in der Redaktionspraxis ist. Durch die Reduzierung von Routineaufgaben können sich Journalist:innen auf redaktionelle Entscheidungen und die Berichterstattung konzentrieren.  

Damit diese Art der operativen KI funktioniert, ist sie auf strukturierte und zuverlässige Daten angewiesen. Viele Redaktionen verwalten Planungsentscheidungen jedoch immer noch mithilfe von E-Mails, Chat-Nachrichten oder Spreadsheets. Diese Formate sind jedoch schwer zu automatisieren, da sie keine konsistenten, maschinenlesbaren Signale über Status, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne oder Veröffentlichungen liefern. 

An dieser Stelle kommt die Planungsebene ins Spiel. Durch die Erfassung redaktioneller Entscheidungen als strukturierte Daten legen Planungssysteme den Grundstein für die Automatisierung. Kordiam dient dabei als zentrale Informationsquelle. Es ist kein KI-Tool, sondern eine strukturierte Umgebung, die durch ihre API eine KI-gesteuerte Automatisierung ermöglicht. So können Redaktionen den manuellen Koordinationsaufwand reduzieren und gleichzeitig die volle redaktionelle Kontrolle behalten. 

Wie schafft man den Übergang, ohne die Redaktion zu beeinträchtigen? 

Die Einführung neuer Redaktionssoftware wirft oft Bedenken hinsichtlich einer Störung des täglichen Nachrichtenzyklus auf. Redakteur:innen und die Redaktionsleitung benötigen Systeme, die die Koordination verbessern, ohne zusätzliche Risiken oder Komplexität mit sich zu bringen.  

Ein schrittweiser, modularer Ansatz hilft bei der Bewältigung dieses Übergangs. Viele Redaktionen beginnen damit, neben ihrem bestehenden CMS eine spezielle Planungsebene einzuführen. Dadurch entsteht sofort Klarheit über Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne, während die Veröffentlichungsabläufe unverändert bleiben.  

Von dort aus können die Teams Schritt für Schritt voranschreiten. Zu den üblichen nächsten Schritten gehören die Verknüpfung von Planungsdaten mit dem bestehenden CMS, die Angleichung der Arbeitsabläufe für die digitale und die gedruckte Ausgabe oder die Einführung gezielter Automatisierung an den Stellen, an denen manuelle Koordination die größten Reibungsverluste verursacht. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, sodass sich die Teams in ihrem eigenen Tempo anpassen können. 

Für Redaktionen, die ihre eigene Systemlandschaft bewerten möchten, ist der Ausgangspunkt oft einfach. Zunächst sollten sie identifizieren, wo heute Planungsentscheidungen getroffen werden, wo Informationen doppelt erfasst werden und wo Übergaben scheitern. Von dort aus lässt sich leichter erkennen, welche Teile des Workflows zuerst optimiert werden können und bei welchen Änderungen man sich Zeit lassen kann. 

Im Kordiam-Blog finden Sie Fallstudien, die zeigen, wie andere Redaktionen diesen Übergang angegangen sind.