TL;DR

Ein Redaktionsplaner ist der gemeinsame Plan, der einem Magazinteam zeigt, was gerade produziert wird, für welchen Titel und welchen Kanal, und wann es veröffentlicht wird. Für Verlage, die mehrere Marken über Print, Digital, Newsletter und Social hinweg betreiben, stößt ein auf Dokumenten oder generischen Tools basierender Kalender schnell an seine Grenzen. Mit mehr Themen und mehr Mitarbeitenden wächst auch die Komplexität: Teams verlieren den Überblick, doppeln Arbeit und verbringen mehr Zeit mit Abstimmung als mit den eigentlichen To-Dos. Ein für redaktionelle Workflows im Magazinbereich entwickelter Redaktionsplaner hält jeden Titel, Kanal und jedes Team in einer Ansicht zusammen, verknüpft Themen mit den dazugehörigen Aufgaben und Externen und ermöglicht es zentralen und redaktionellen Teams, Inhalte und Ressourcen markenübergreifend zu teilen. Dieser Leitfaden erklärt, was ein Redaktionsplaner ist, wie er sich von einem klassischen Redaktionskalender unterscheidet und worauf Magazinteams bei der Auswahl achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Redaktionsplaner?
• Warum stoßen Magazinteams an die Grenzen von Excel-Tabellen und generischen Tools?
• Was leistet der Redaktionsplaner für Magazine?
• Wie verändert ein Redaktionsplaner den Arbeitsalltag?
• Wie wähle ich den richtigen Redaktionsplaner für mein Magazinteam?
• Demo anfragen

Was ist ein Redaktionsplaner?

Ein Redaktionsplaner bietet eine einzige, gemeinsame Ansicht auf alles, was ein Team veröffentlichen möchte, sortiert nach Datum, Kanal und zuständiger Person. Im Kern beantwortet er drei Fragen: Was wird produziert, wann geht es online, und wer ist dafür verantwortlich?

Bei einem Verlag werden diese drei Fragen schnell kompliziert, denn Inhalte laufen selten über nur einen Kanal und einen Zeitplan. Ein Feature kann in der Print-Ausgabe erscheinen, vorab als Online-Artikel veröffentlicht werden, gekürzt in einem Newsletter landen und später noch einmal als Social-Media-Beitrag auftauchen – jeweils mit eigener Lieferfrist, eigenem Format und eigener zuständiger Person. Mehrere Titel desselben Verlags teilen sich mitunter denselben Inhalt oder dieselben Teams. Ein Redaktionsplaner für Magazine muss all das an einem Ort zusammenhalten, ohne den Überblick zu verlieren.

Warum stoßen Magazinteams an die Grenzen von Excel-Tabellen und generischen Tools?

Die meisten Magazinteams starten mit dem, was bereits vorhanden ist: einem gemeinsamen Spreadsheet, einem Wandplaner oder einem generischen Projekttool – oft auch einer Mischung aus allen dreien. Das funktioniert so lange gut, bis der Betrieb so komplex wird, dass die Pflege dieser Tools mehr Zeit kostet, als sie einspart.

Die typischen Schwachstellen zeigen sich dabei immer wieder an denselben Stellen.

Der Überblick geht verloren. Wenn Print- und Digitalplanung getrennt geführt werden und jeder Titel seine eigene Planung hat, hat niemand mehr das Gesamtbild darüber, was verlagsweit ansteht. Lücken und Doppelungen in der Berichterstattung werden oft erst kurz vor der Lieferfrist sichtbar und sind dann am teuersten zu beheben.

Dieselben Informationen werden mehrfach erfasst. Ein Thema wird in einem Tool geplant, in einem anderen zugewiesen und in einem dritten nachverfolgt – die gleichen Angaben werden also immer wieder neu eingetippt. Wird der Status nur in einem Tool aktualisiert, entsteht ein Durcheinander, das zu Fehlern und Zeitverlust führt.

Abstimmungen rauben den ganzen Tag. Wenn Teams die Pläne der anderen nicht einsehen können, läuft die Koordination über Meetings, Nachrichten und Check-ins. Redaktionsteams, die an einem einzelnen Titel arbeiten, sowie zentrale Markenteams, die titelübergreifend agieren, verbringen am Ende mehr Zeit mit Abstimmungen als mit ihrer eigentlichen Arbeit.

Der Workflow für Externe läuft nebenher. Briefings, Lieferfristen, Kosten und Dateiübergaben für externe Mitarbeitende laufen häufig per E-Mail – getrennt von der eigentlichen Planung des restlichen Teams. Dadurch bleibt diese Arbeit im Überblick unsichtbar, bis sie tatsächlich eintrifft.

Diese Probleme entstehen nicht durch mangelnden Einsatz, sondern dadurch, dass der Plan über mehrere Tools verteilt ist, die nicht miteinander kommunizieren.

Was leistet der Redaktionsplaner für Magazine?

Ein Redaktionsplaner für den Magazinbereich zeichnet sich weniger durch das Kalenderraster aus als durch das, was er miteinander verknüpft. Die folgenden Funktionen orientieren sich an der tatsächlichen Arbeit von Magazinteams.

Ein Überblick über Titel, Kanäle und Ausgaben

Im Kern steht eine vollständige Übersicht über jedes Thema, über alle Titel, Kanäle und Ausgaben hinweg – mit Angabe, wo es veröffentlicht wird, welche Lieferfrist gilt und was ansteht oder in Verzug ist. Teams sollten Inhalte nach Ausgabe, nach Kanal und nach Titel filtern und Themen bei Planänderungen zwischen Ausgaben verschieben können. Das ist die Vogelperspektive, den ein Spreadsheet pro Titel nicht bieten kann: ein einziger Ort, an dem sich alles über alle Ihre Marken hinweg planen und vergleichen lässt.

Flexible Planungshorizonte

Die Arbeit im Magazinbereich folgt mehr als einem Rhythmus: Es gibt den Ausgabenzyklus und das Tagesgeschäft im Digitalen. Ein Redaktionsplaner für Magazine braucht deshalb einen flexiblen Zeithorizont, damit ein Team die nächsten drei Ausgaben und die nächsten Tage im selben Tool planen kann, statt ausgabenbasierte Arbeit in ein starres Wochenraster zu zwängen.

Themen verknüpft mit den dazugehörigen Aufgaben und Personen

Ein Kalendereintrag ist nur dann nützlich, wenn er mit der eigentlichen Arbeit verknüpft ist. Zu jedem Thema sollten die entsprechenden Aufgaben (Text, Foto, rechtliche Prüfung, Faktencheck) mit einer verantwortlichen Person, einem Status und einer aus dem Veröffentlichungsdatum abgeleiteten Lieferfrist hinterlegt werden können. Redaktionsteams und zentrale Markenteams arbeiten dabei mit derselben Ansicht. So sehen die Planungsverantwortlichen, woran jedes Team gerade arbeitet, und werden frühzeitig auf drohende Verzögerungen aufmerksam, bevor die Lieferfrist erreicht ist.

Ein Workflow für Externe an einem einzigen Ort

Für Magazine, die auf externe Mitarbeitende setzen, gehört auch deren Auftragsworkflow in dasselbe Tool wie alles andere. Das heißt: Externe briefen, Kosten und Konditionen vereinbaren, Textlängen festlegen und ihnen erlauben, ihre Arbeit direkt in den Plan zu liefern – mit eingeschränktem Zugriff, sodass sie nur das sehen, was sie brauchen.

Themenvorlagen für wiederkehrende Formate

Magazin-Berichterstattung besteht zu großen Teilen aus wiederkehrenden Thementypen: dem Interview, der Rezension, dem saisonalen Feature und der festen Kolumne. Themenvorlagen ermöglichen es, Felder, Standardwerte und Produktionsaufgaben für jeden Typ einmal festzulegen, sodass anschließend stets die passende Vorlage ausgewählt und nur noch das Nötige ergänzt wird. So entstehen jedes Mal konsistente, vollständige Themendaten – inklusive der Produktionsaufgaben, die bereits ab dem Moment der Themenerstellung feststehen.

Planung nach Oberthemen über Marken hinweg

Verlage setzen ein und dasselbe Thema häufig über mehrere Titel und Zielgruppen hinweg um. Wer nach Oberthemen plant statt nur nach einzelnen Artikeln, erkennt leichter, welche Inhalte zu einem Thema gehören, und kann Themen dort platzieren, wo sie am besten passen – sodass eine starke Idee jede relevante Zielgruppe erreicht und Synergien optimal genutzt werden.

Medienspezifische Integrationen

Ein Redaktionsplaner rechtfertigt seinen Platz dadurch, dass er sich mit den bereits genutzten Tools eines Magazins verbindet, statt sie zu ersetzen. Integrationen mit dem CMS, mit Systemen fürs Digital Asset Management und mit Kommunikationstools machen den Plan zur koordinierenden Ebene über den gesamten Tech-Stack hinweg – ergänzt durch eine offene API für alles, was nicht standardmäßig abgedeckt ist.

Wie verändert ein Redaktionsplaner den Arbeitsalltag?

Hält der Plan zusammen, verändert sich auch die Arbeit drumherum.

• Redaktionsmitglieder haben jederzeit ein klares, gemeinsames Bild davon, was gerade passiert und was als Nächstes ansteht – über alle Titel und Kanäle hinweg.
• Zuständigkeiten sind eindeutig geregelt, sodass sich der Fortschritt ohne ständige Check-ins nachverfolgen lässt.
• Pläne passen sich an, wenn sich Prioritäten verschieben, ohne dass an anderer Stelle unbemerkt eine Lieferfrist aus dem Ruder läuft.
• Zentrale und redaktionelle Teams arbeiten aus derselben Ansicht heraus zusammen und teilen Inhalte und Ressourcen markenübergreifend.
• Der Workflow für Externe, der sonst oft nebenher läuft, wird Teil desselben Gesamtbilds.

Es geht nicht um mehr Tools oder mehr Dashboards, sondern um eine gemeinsame verlässliche Informationsquelle – damit ein Magazinteam weniger Zeit mit Abstimmung verbringt und mehr Zeit für die Arbeit hat, die die Leserschaft am Ende sieht.

Wie wähle ich den richtigen Redaktionsplaner für mein Magazinteam?

Die richtige Wahl hängt davon ab, wie Ihr Verlag aufgestellt ist: wie viele Titel Sie veröffentlichen, wie viel Inhalt zwischen ihnen bewegt wird, wie stark Sie auf externe Mitarbeitende setzen und welche CMS- und Asset-Tools Sie bereits nutzen. Ein paar Fragen, die sich zu stellen lohnen:

• Bietet es eine Gesamtübersicht über alle Titel, Kanäle und Ausgaben – oder jeweils nur eine Kalenderansicht auf einmal?
• Kann es sowohl den Ausgabenzyklus als auch die tägliche digitale Planung abbilden?
• Verknüpft es Themen mit den dazugehörigen Aufgaben, Verantwortlichen und Externen?
• Lässt es sich mit dem CMS und den Asset-Tools verbinden, die Sie bereits nutzen?
• Passt es sich der tatsächlichen Arbeitsweise jedes einzelnen Teams an, statt allen denselben Prozess aufzuzwingen?
• Fügt es sich in die bestehenden Arbeitsabläufe Ihres Teams ein, oder bedeutet die Einführung, dass sich etablierte Arbeitsweisen ändern müssen?

Content-Planung in dieser Größenordnung ist tatsächlich komplex – sie umfasst gleichzeitig Titel, Kanäle, Teams und Externe. Ein Redaktionsplaner, der für genau diese Komplexität gebaut ist, hält alles in einer gemeinsamen Ansicht zusammen.

Kordiam ist eine Redaktionsplanungs-Software für Verlage, die Print, Digital, Newsletter und Social über jeden Titel hinweg in einem gemeinsamen Plan verbindet.

[Erfahren Sie, wie Magazinteams mit Kordiam planen] oder [sprechen Sie mit unserem Team] über die Koordination Ihrer Titel, Teams und Externen an einem Ort.